E-mailtracking staat onder de loep
Veel ondernemingen gebruiken software zoals Mailchimp, HubSpot, Brevo, ActiveCampaign of Microsoft Dynamics om nieuwsbrieven en commerciele e-mails te versturen. Vaak bevatten die e-mails onzichtbare trackingtechnieken waarmee kan worden geregistreerd of een ontvanger een e-mail heeft geopend, wanneer dat gebeurde en soms zelfs vanaf welk toestel of welke locatie.
Deze zogenaamde trackingpixels staan de laatste tijd steeds meer in de belangstelling van Europese privacytoezichthouders.
Waarom is dit belangrijk?
De Franse privacytoezichthouder CNIL heeft recent een aanbeveling gepubliceerd die verduidelijkt dat een trackingpixel in een e-mail in veel gevallen onder de Europese ePrivacy-regels valt. Dat betekent dat voor dergelijke tracking in principe voorafgaande toestemming van de ontvanger vereist kan zijn.
Hoewel deze aanbeveling afkomstig is uit Frankrijk, is zij gebaseerd op Europese regelgeving (de ePrivacy-richtlijn en de GDPR, in Nederland en Belgie ook bekend als de AVG). Daardoor is het niet ondenkbaar dat ook andere Europese toezichthouders deze benadering zullen volgen.
Voor ondernemingen die actief zijn in de EU is het daarom verstandig om zich hier tijdig op voor te bereiden.
Wat moet je controleren?
Wij raden aan om na te gaan:
- gebruikt jouw organisatie software die opentracking of kliktracking uitvoert;
- staat deze tracking standaard ingeschakeld;
- welke persoonsgegevens worden verzameld;
- waarvoor deze gegevens worden gebruikt;
- of deze gegevens gekoppeld worden aan individuele personen;
- of de tracking wordt gebruikt voor marketingautomatisering, lead scoring of profilering;
- welke externe leveranciers toegang krijgen tot deze gegevens.
Veel organisaties zijn zich er niet van bewust dat hun e-mailplatform deze functionaliteiten standaard activeert.
Leesbevestiging is niet hetzelfde als tracking
Een belangrijk onderscheid moet worden gemaakt tussen:
- een vrijwillige leesbevestiging die een ontvanger zelf kan versturen vanuit Outlook of een andere e-mailclient; en
- een onzichtbare trackingpixel die automatisch registreert wanneer een e-mail wordt geopend.
Het eerste gebeurt uitsluitend wanneer de ontvanger daarvoor kiest. Het tweede gebeurt meestal zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is.
Wat kun je nu al doen?
Je hoeft niet noodzakelijk onmiddellijk je volledige e-mailmarketing aan te passen. Wel is het verstandig om:
- je e-mailplatform te controleren op actieve tracking;
- na te gaan of deze tracking werkelijk noodzakelijk is;
- te beoordelen of hiervoor toestemming vereist is;
- je privacydocumentatie indien nodig aan te passen;
- de verwerking op te nemen in je verwerkingsregister.
Wie vandaag al inzicht heeft in deze verwerking, zal veel eenvoudiger kunnen inspelen op toekomstige richtlijnen of controles.
Bron: CNIL, Pixels de suivi dans les courriers electroniques: la CNIL publie ses recommandations (aanbeveling, 2026).
Met GDPRWise breng je al je verwerkingsactiviteiten in kaart, inclusief e-mailtracking, en documenteer je ze correct in je verwerkingsregister.