Was Sie hier sehen
Dieser Bildschirm befindet sich unter Mein Kundendossier, Reiter Systeme. Die Überschrift lautet “Kundenbezogene Systeme”, und der Einleitungstext fragt, ob Sie bestimmte Softwarepakete zur Verwaltung Ihrer kundenbezogenen Aktivitäten verwenden.
Während der Reiter Prozesse beschreibt, was Sie mit Kundendaten tun, beschreibt dieser Bildschirm, wo diese Daten liegen. Auch diesen Überblick erwartet die DSGVO von Ihnen.
Jedes System ist eine Karte, zum Beispiel “Dropbox” mit der Beschreibung “Dropbox zum Teilen von Dateien und Ordnern” oder “Microsoft Outlook & Office”. Jede Karte hat zwei Felder:
- Anbieter, zum Beispiel Dropbox oder Microsoft.com
- Bereitstellung, zum Beispiel “Public Cloud”
Unter Ihren eigenen Karten befindet sich der Block Erwägen Sie das Hinzufügen von mit Systemen, die wir für Ihre Branche vorbereitet haben. Ganz unten finden Sie die Kachel Ein weiteres System hinzufügen, um aus der erweiterten Liste zu wählen oder ein eigenes System anzulegen.
Haben Sie noch nichts hinzugefügt, weist Sie oben eine Warnung darauf hin, dass das Dossier noch leer ist, mit dem Tipp, etwas aus der Liste darunter auszuwählen.
Was von Ihnen erwartet wird
- Gehen Sie Ihre Software durch. Denken Sie an Ihr CRM, Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr E-Mail-Programm, Ihre Dateifreigabe, Ihren Webshop, Ihr Kassen- oder Buchungssystem. Alles, was Namen, Adressen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsdaten von Kunden enthält, gehört hierher.
- Fügen Sie jedes System hinzu. Klicken Sie auf eine vorgeschlagene Karte oder nutzen Sie Ein weiteres System hinzufügen. Ergänzen Sie Anbieter und Bereitstellung, wenn sie nicht vorausgefüllt sind.
- Entfernen Sie, was Sie nicht nutzen. Ein vorgeschlagenes System, das Sie nicht kennen, lassen Sie einfach bei den Vorschlägen stehen. Eine hinzugefügte Karte, die sich als falsch herausstellt, löschen Sie über das Papierkorb-Symbol. Der Bildschirm fragt Sie, ob Sie das bestätigen.
- Notieren Sie die Cloud- und SaaS-Tools für Ihr Drittanbieter-Dossier. Jeder Onlinedienst, in den Sie Kundendaten eingeben, ist zugleich eine Drittpartei, die Daten von Ihnen erhält. Tragen Sie diesen Anbieter deshalb auch unter Mein Drittparteiendossier ein. Wie das funktioniert, erklärt Ihr Drittanbieter-Dossier: Mit wem werden Daten geteilt?.
Alles wird automatisch gespeichert. Fangen Sie ruhig an und kommen Sie später zurück.
Der Bildschirm ist fertig, wenn jedes Tool, das mit Kundendaten in Berührung kommt, eine Karte mit Anbieter und Bereitstellung hat und die Warnung über das leere Dossier verschwunden ist.
Nächster Schritt
Gehen Sie zu Mein Mitarbeiterdossier und machen Sie dort dasselbe für die Daten Ihrer Mitarbeitenden. Haben Sie Systeme hinzugefügt, die ein externer Anbieter hostet, vervollständigen Sie Mein Drittparteiendossier. Was Sie hier ausfüllen, fließt in Ihr Verarbeitungsverzeichnis auf der Seite DSGVO-Dokumente ein. Das Gesamtbild finden Sie in Was steckt in Ihrem GDPRWise-Dossier?.
Sehen Sie sich das Video an
Das Video zum Kundendossier zeigt sowohl den Reiter Prozesse als auch den Reiter Systeme und erklärt, warum Cloud-Tools auch in Ihr Drittanbieter-Dossier gehören. Das Video ist auf Englisch verfügbar.