Wat zie je hier
Je vindt dit scherm onder Mijn Klanten Dossier, tab Systemen. De titel luidt “Klant gerelateerde systemen” en de intro vraagt: “Gebruikt u specifieke softwarepakketten om uw klant gerelateerde activiteiten te beheren?”
Waar de tab Processen beschrijft wat je met klantgegevens doet, beschrijft dit scherm waarin die gegevens zitten. De GDPR (AVG) verwacht dat je ook dat overzicht hebt.
Elk systeem staat als een kaart, bijvoorbeeld “Dropbox” met de beschrijving “Dropbox voor het delen van files en folders”, of “Microsoft Outlook & Office”. Op elke kaart staan twee velden:
- Systeem leverancier, bijvoorbeeld Dropbox of Microsoft.com
- Type, bijvoorbeeld “Publieke cloud”
Onder je eigen kaarten staat het blok Overweeg toe te voegen met systemen die we voor jouw sector klaarzetten. Helemaal onderaan vind je de tegel Voeg een ander systeem toe om te kiezen uit de uitgebreide lijst of een eigen systeem aan te maken.
Heb je nog niets toegevoegd, dan zie je bovenaan een waarschuwing dat je dossier nog leeg is, met de hint om iets uit de lijst eronder te kiezen.
Wat wordt van je verwacht
- Loop je software af. Denk aan je CRM, boekhoudpakket, mailprogramma, bestandsdeling, webshop, kassa- of reservatiesysteem. Alles waar klantnamen, adressen, mails of betaalgegevens in zitten, hoort hier thuis.
- Voeg elk systeem toe. Klik op een voorgestelde kaart of gebruik Voeg een ander systeem toe. Vul de leverancier en het type in als die nog niet ingevuld staan.
- Verwijder wat je niet gebruikt. Een voorgesteld systeem dat je niet kent, laat je gewoon staan in de suggesties. Een toegevoegde kaart die toch niet klopt, verwijder je via het prullenbakje. Het scherm vraagt “Ben je zeker dat je dit systeem wil verwijderen?”.
- Noteer de cloud- en SaaS-tools voor je derden dossier. Elke online dienst waarin je klantgegevens ingeeft, is ook een derde partij die gegevens van jou ontvangt. Vermeld die leverancier dus ook onder Mijn Derden Dossier. Hoe dat werkt, lees je in Je Derden Dossier.
Alles wordt automatisch opgeslagen. Je kunt gerust een begin maken en later terugkomen.
Het scherm is klaar als elke tool die klantgegevens raakt een kaart heeft met leverancier en type, en de waarschuwing over een leeg dossier verdwenen is.
Volgende stap
Ga naar Mijn Personeel Dossier en doe hetzelfde voor de gegevens van je medewerkers. Heb je systemen toegevoegd die door een externe leverancier worden gehost, vul dan Mijn Derden Dossier aan. Wat je hier invult, komt terecht in je verwerkingsregister op de pagina GDPR Documenten. Het grotere plaatje staat in Wat zit er in het GDPRWise dossier.
Bekijk de video
De video over het klantendossier toont zowel de tab Processen als de tab Systemen en legt uit waarom cloudtools ook in je derden dossier horen.