Ce que vous voyez ici
Cet écran se trouve sous Mon dossier clients, onglet Systèmes. Le titre indique « Systèmes liés aux clients » et l’introduction demande si vous utilisez des logiciels spécifiques pour gérer vos activités liées aux clients.
Là où l’onglet Processus décrit ce que vous faites avec les données clients, cet écran décrit où ces données se trouvent. Le RGPD attend que vous ayez aussi cette vue d’ensemble.
Chaque système est une carte, par exemple « Dropbox » avec la description « Dropbox pour le partage de fichiers et dossiers », ou « Microsoft Outlook & Office ». Chaque carte comporte deux champs :
- Fournisseur du système, par exemple Dropbox ou Microsoft.com
- Type, par exemple « Cloud public »
Sous vos propres cartes se trouve le bloc À envisager avec les systèmes que nous avons préparés pour votre secteur. Tout en bas, la tuile Ajouter un autre système permet de choisir dans la liste étendue ou de créer votre propre système.
Si vous n’avez encore rien ajouté, un avertissement en haut indique que le dossier est encore vide, avec l’invitation à choisir dans la liste ci-dessous.
Ce qu’on attend de vous
- Passez vos logiciels en revue. Pensez à votre CRM, votre logiciel comptable, votre messagerie, le partage de fichiers, la boutique en ligne, la caisse ou le système de réservation. Tout ce qui contient des noms, adresses, e-mails ou données de paiement de clients a sa place ici.
- Ajoutez chaque système. Cliquez sur une carte suggérée ou utilisez Ajouter un autre système. Indiquez le fournisseur et le type s’ils ne sont pas préremplis.
- Supprimez ce que vous n’utilisez pas. Un système suggéré que vous ne reconnaissez pas peut simplement rester dans les suggestions. Une carte ajoutée par erreur se supprime via l’icône corbeille. L’écran vous demande de confirmer.
- Notez les outils cloud et SaaS pour votre dossier tiers. Chaque service en ligne dans lequel vous saisissez des données clients est aussi un tiers qui reçoit des données de votre part. Mentionnez donc ce fournisseur également sous Mon dossier tiers. Le fonctionnement est expliqué dans Votre dossier tiers.
Tout est enregistré automatiquement. Vous pouvez commencer et revenir plus tard.
L’écran est terminé quand chaque outil touchant aux données clients a une carte avec fournisseur et type, et que l’avertissement de dossier vide a disparu.
Étape suivante
Allez dans Mon dossier personnel et faites de même pour les données de vos collaborateurs. Si vous avez ajouté des systèmes hébergés par un fournisseur externe, complétez Mon dossier tiers. Ce que vous remplissez ici alimente votre registre des traitements sur la page Documents RGPD. La vue d’ensemble est dans Que contient le dossier GDPRWise.
Regardez la vidéo
La vidéo sur le dossier clients montre l’onglet Processus et l’onglet Systèmes, et explique pourquoi les outils cloud figurent aussi dans votre dossier tiers. Elle est disponible en anglais.