Eine Betroffenenanfrage Ablehnen - Wann ist das Erlaubt?

Sie müssen nicht immer ja sagen

Die DSGVO gibt betroffenen Personen starke Rechte, aber diese Rechte sind nicht absolut. Es gibt Situationen, in denen Sie eine Anfrage ablehnen dürfen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie dies korrekt tun: mit einem gültigen Grund, innerhalb der Frist und mit angemessener Kommunikation.

Gründe für eine Ablehnung

1. Offensichtlich unbegründete Anfrage

Eine Anfrage, die eindeutig nicht eingereicht wurde, um Datenschutzrechte auszuüben, sondern um Sie zu behindern. Das ist eine hohe Hürde. Sie müssen nachweisen können, dass die Anfrage keinem vernünftigen Zweck dient.

In der Praxis kommt dies selten vor. Seien Sie vorsichtig mit diesem Grund - Aufsichtsbehörden akzeptieren ihn nicht leichtfertig.

2. Übermäßige Anfrage

Wenn dieselbe Person wiederholt dieselbe Anfrage in kurzer Zeit stellt, ohne dass relevante Änderungen vorliegen. Bei einer übermäßigen Anfrage haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Ein angemessenes Entgelt für die Verwaltungskosten verlangen
• Die Anfrage ablehnen

3. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Bei Löschungsanfragen: Wenn Sie gesetzlich verpflichtet sind, die Daten aufzubewahren (steuerliche Aufbewahrungspflicht, arbeitsrechtliche Fristen), dürfen Sie nicht löschen. Das ist keine Ablehnung im Sinne von “ich will nicht”, sondern “ich kann nicht, ohne das Gesetz zu brechen”.

4. Rechte Dritter

Bei Auskunftsanfragen: Wenn die Herausgabe von Daten die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen würde. Denken Sie an Akten, die Daten mehrerer Personen enthalten. Sie dürfen die Daten Dritter schwartzen.

5. Rechtsansprüche

Wenn Sie die Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Solange ein Rechtsstreit läuft, dürfen Sie relevante Daten aufbewahren.

6. Identität nicht verifiziert

Wenn Sie die Identität des Antragstellers nicht verifizieren können, dürfen Sie die Anfrage ablehnen, bis die Identität bestätigt ist. Fordern Sie zusätzliche Informationen an und pausieren Sie die Frist bis zum Eingang.

Wie Sie korrekt ablehnen

Antworten Sie immer

Auch bei einer Ablehnung müssen Sie innerhalb eines Monats antworten. Nicht zu antworten ist keine Ablehnung - es ist ein Verstoß.

Begründen Sie Ihre Entscheidung

Erklären Sie, auf welcher Grundlage Sie ablehnen. “Wir sehen keinen Grund, Ihrer Anfrage nachzukommen” ist unzureichend. Benennen Sie die spezifische Ausnahme, die gilt.

Informieren Sie über Rechte

Geben Sie in Ihrer Antwort an, dass die betroffene Person:

• Eine Beschwerde einreichen kann bei der Aufsichtsbehörde (nennen Sie Name und Kontaktdaten)
• Berufung einlegen kann beim Gericht

Dokumentieren

Bewahren Sie Ihre Bewertung auf: welche Anfrage, welcher Ablehnungsgrund, welche Abwägung Sie getroffen haben. Das ist Ihre Akte, wenn die Aufsichtsbehörde Fragen stellt.

Ein Beispiel

Ein ehemaliger Kunde bittet Sie, alle seine Daten zu löschen. Sie überprüfen Ihre Systeme und finden:

• Rechnungen mit seinen Adressdaten (steuerliche Aufbewahrungspflicht: 7-10 Jahre)
• CRM-Notizen und Kommunikationsverlauf (keine Aufbewahrungspflicht)
• Eine offene Rechnung (für Rechtsanspruch benötigt)

Ihre Antwort: “Wir haben Ihre CRM-Notizen und Ihren Kommunikationsverlauf gelöscht. Ihre Rechnungsdaten bewahren wir noch [X] Jahre aufgrund unserer steuerlichen Aufbewahrungspflicht auf. Die Daten im Zusammenhang mit der offenen Rechnung bewahren wir auf, bis die Forderung beglichen ist.”

Das ist eine korrekte, transparente und gut begründete Antwort.

Die Beweislast liegt bei Ihnen

Das ist wichtig: Wenn eine betroffene Person eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreicht, müssen Sie nachweisen, dass Ihre Ablehnung gerechtfertigt war. Die betroffene Person muss nicht beweisen, dass ihre Anfrage gerechtfertigt war. Sorgen Sie also immer für eine gute Dokumentation.