Recht auf Löschung: Wann Müssen Sie Daten Löschen?

Was ist das Recht auf Löschung?

Gemäß Artikel 17 der DSGVO hat jede betroffene Person das Recht, Sie um die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu bitten. Dieses Recht wird auch Recht auf Vergessenwerden genannt, und die entsprechende Anfrage heißt in der Praxis Löschungsanfrage oder Datenlöschung - alles dasselbe.

Dies ist eines der 8 Betroffenenrechte unter der DSGVO. Das klingt einfach, aber in der Praxis ist es eines der schwierigsten Rechte, die korrekt zu handhaben sind, denn das Recht ist nicht absolut. Es gibt Situationen, in denen Sie löschen müssen, Situationen, in denen Sie ablehnen dürfen, und Situationen, in denen Sie sogar verpflichtet sind abzulehnen.

Kurz gesagt: Sie haben einen Monat Zeit zu reagieren. Sie müssen löschen, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig war. Sie dürfen ablehnen bei einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, einem Rechtsanspruch oder einer anderen DSGVO-Ausnahme. Dokumentieren Sie immer die Entscheidung und informieren Sie etwaige Empfänger.

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Wann Sie löschen müssen

Sie sind verpflichtet, Daten zu löschen, wenn:

• Die Daten nicht mehr benötigt werden für den Zweck, für den Sie sie erhoben haben. Die Kundenbeziehung ist beendet und Sie haben keinen anderen Zweck mehr.
• Die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft und keine andere Rechtsgrundlage vorliegt. Wenn Sie Daten auf Basis einer Einwilligung verarbeiten und diese widerrufen wird, müssen Sie löschen.
• Die betroffene Person Widerspruch einlegt gegen die Verarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses, und Ihr Interesse nicht überwiegt.
• Die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Wenn Sie keine gültige Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten hatten.
• Eine gesetzliche Verpflichtung Sie zur Löschung verpflichtet.

Wann Sie ablehnen dürfen

Sie dürfen eine Löschungsanfrage ablehnen, wenn die Daten benötigt werden für:

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Buchhaltungsunterlagen müssen 7-10 Jahre aufbewahrt werden. Personalakten haben ihre eigenen Aufbewahrungsfristen. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, dürfen Sie nicht löschen.

Geltendmachung von Rechtsansprüchen

Wenn Sie die Daten benötigen, um einen Rechtsstreit zu führen oder sich gegen eine Forderung zu verteidigen, dürfen Sie sie aufbewahren.

Öffentliche Gesundheit

Daten, die aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit benötigt werden.

Archivierung im öffentlichen Interesse

Daten, die zu Archivzwecken, für wissenschaftliche oder historische Forschung oder für statistische Zwecke aufbewahrt werden.

Meinungsfreiheit

Wenn die Löschung die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information behindern würde.

So bearbeiten Sie eine Löschungsanfrage

1. Registrieren und verifizieren

Wie bei einer Auskunftsanfrage: registrieren Sie die Anfrage, überprüfen Sie die Identität und notieren Sie das Datum.

2. Bewerten Sie pro Datenkategorie

Prüfen Sie pro Kategorie von Daten, ob Sie einen Grund für die Aufbewahrung haben:

Daten	Aufbewahrungspflicht?	Maßnahme
Rechnungen mit Name/Adresse	Ja (7-10 Jahre steuerlich)	Ablehnen, begründen
CRM-Notizen	Nein	Löschen
E-Mail-Korrespondenz	Möglicherweise (laufender Rechtsstreit)	Einzelfallprüfung
Newsletter-Adresse	Nein (Einwilligung widerrufen)	Löschen
Personalakte	Teilweise (2-10 Jahre)	Pro Dokument bewerten

3. Informieren Sie Dritte

Wenn Sie die Daten mit anderen Parteien geteilt haben (Auftragsverarbeiter, Empfänger), müssen Sie diese ebenfalls darüber informieren, dass die Daten gelöscht werden müssen.

4. Antworten Sie innerhalb eines Monats

Informieren Sie die betroffene Person über Ihre Entscheidung:

• Bei Löschung: bestätigen Sie, welche Daten Sie gelöscht haben
• Bei (teilweiser) Ablehnung: erklären Sie, welche Daten Sie aufbewahren und auf welcher Grundlage

5. Dokumentieren

Halten Sie fest, was Sie gelöscht haben, was Sie aufbewahrt haben und warum. Dies ist Ihr Nachweis im Falle einer Beschwerde.

Die Tücke der teilweisen Löschung

In der Praxis ist die Antwort auf eine Löschungsanfrage selten “alles löschen” oder “nichts löschen”. Meistens lautet sie: einen Teil löschen und einen Teil mit einem gültigen Grund aufbewahren. Das ist völlig in Ordnung, aber kommunizieren Sie es klar gegenüber der betroffenen Person.