Warum ein Datenschutzhinweis in Ihren E-Mails?
Jedes Mal, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail versenden, verarbeiten Sie personenbezogene Daten: die E-Mail-Adresse des Empfängers, und oft auch Name und Kontaktdaten. Die DSGVO verlangt, dass Sie Betroffene darüber informieren.
Der einfachste Weg: ein kurzer Hinweis auf Ihre Datenschutzerklärung in Ihrer E-Mail-Fußzeile. Die Einrichtung dauert fünf Minuten.
Die Vorlage
Option 1: Minimal
[Firmenname] respektiert Ihre Privatsphare.
Lesen Sie unsere Datenschutzerklarung: [Link]Option 2: Standard
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Diese Nachricht kann vertrauliche Informationen enthalten und ist
ausschliesslich fur den Adressaten bestimmt. Wenn Sie diese Nachricht
irrtumlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte und loschen Sie die Nachricht.
[Firmenname] verarbeitet personenbezogene Daten gemaess der DSGVO.
Mehr Informationen: [Link zur Datenschutzerklarung]Option 3: Umfassend
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[Vorname Nachname] | [Position]
[Firmenname]
[Adresse] | [Telefon] | [Website]
Wir schatzen Ihre Privatsphare. [Firmenname] verarbeitet personenbezogene Daten
gemaess der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Lesen Sie unsere Datenschutzerklarung unter [Link].
Wenn Sie keine Kommunikation mehr von uns wunschen, kontaktieren Sie uns unter [E-Mail-Adresse].Worauf Sie achten sollten
Der Link muss funktionieren
Überprüfen Sie regelmäßig, dass der Link zu Ihrer Datenschutzerklärung noch funktioniert.
Zentral einrichten
Konfigurieren Sie die Fußzeile zentral in Ihrem E-Mail-System (Microsoft 365, Google Workspace), damit jeder Mitarbeiter sie automatisch erhält.
Automatische E-Mails nicht vergessen
Ihre Bestätigungsmails, Rechnungen, Newsletter und Benachrichtigungen sollten ebenfalls einen Datenschutzhinweis enthalten.
GDPRWise generiert eine Datenschutzerklärung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Website und verlinken Sie sie in Ihren E-Mails.