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Schritt 1 / –
flag Einführung

Was dürfen Sie eingeben?

Die wichtigste Entscheidung treffen Sie, bevor Sie auf Enter drücken: Was geben Sie in das KI-Tool ein? Eine einfache Ampel hilft Ihnen, diese Entscheidung in wenigen Sekunden zu treffen.

target Was Sie in diesem Modul lernen
  • check_circle Welche Informationen für KI-Tools grün, orange oder rot sind
  • check_circle Wo sich personenbezogene Daten verstecken, ohne dass Sie es merken
  • check_circle Drei Gewohnheiten, um sicher mit KI zu arbeiten
check_circle Grün

Grün: das ist erlaubt

  • Allgemeine Informationen ohne personenbezogene Daten oder vertrauliche Inhalte, die Sie teilen und verwenden dürfen.
  • Ihre eigenen Texte ohne Daten, mit denen jemand direkt oder indirekt erkennbar ist.
  • Allgemeine Fragen: „Schreibe eine Stellenanzeige für einen Buchhalter“ oder „Erkläre, wie eine Pivot-Tabelle funktioniert“.

Grüne Informationen dürfen Sie in einem Tool verwenden, das Ihre Organisation für diese Aufgabe zulässt. Öffentlich bedeutet nicht automatisch grün: auch eine Website kann personenbezogene Daten enthalten. Nur Namen wegzulassen reicht ebenfalls nicht.

warning Orange

Orange: nur im richtigen Tool

Zwei Arten von Informationen sind orange:

  • Personenbezogene Daten Alle Informationen über eine Person, die Sie erkennen können: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Kundennummer, Foto, Sprachaufnahme, aber auch eine Kombination von Daten, die zusammen auf jemanden hinweisen. : alle Daten über eine erkennbare Person, etwa ein Name, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Adresse, eine Kundennummer, ein Foto oder eine Stimme.
  • Vertrauliche Unternehmensinformationen Ihrer Organisation oder Ihrer Kunden: Verträge, Preisvereinbarungen, Finanzzahlen, Strategie, Quellcode.

Für beide gilt:

  • Sie geben sie nur in Tools ein, die die KI-Richtlinie dafür zulässt: ein freigegebenes Tool und Konto für diese Aufgabe und diese Art von Daten.
  • Sie geben nur ein, was Sie für die Aufgabe wirklich brauchen.
lightbulb Warum orange und nicht rot?

Einen Vertrag gegenlesen lassen, Code prüfen lassen oder Kundendaten verarbeiten kann innerhalb einer dafür geprüften und freigegebenen Anwendung geschehen. Ein geschäftliches Konto allein reicht nicht. Es bleibt orange: prüfen Sie jedes Mal, was erlaubt und nötig ist. Verbietet ein Kundenvertrag die Weitergabe an Dritte, halten Sie sich an diesen Vertrag.

block Rot

Rot: nicht auf eigene Initiative

Diese Informationen geben Sie nicht auf eigene Initiative ein, auch nicht in ein geschäftliches KI-Tool:

  • Sensible personenbezogene Daten Besondere Kategorien sind unter anderem Daten über Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder sexuelle Orientierung, genetische Daten und biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung. Strafrechtliche Daten fallen unter eine eigene Schutzregelung. : zum Beispiel Informationen über Krankheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit.
  • Strafrechtliche Daten, etwa Informationen über Verurteilungen oder Straftaten.

Eine Verwendung ist nur innerhalb einer spezifisch geprüften und ausdrücklich freigegebenen Anwendung möglich, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Für Gesundheitsdaten sind unter anderem eine Rechtsgrundlage aus Artikel 6 und zusätzlich eine Ausnahme aus Artikel 9 DSGVO nötig. Strafrechtliche Daten haben eine eigene Regelung in Artikel 10. Eine Freigabe durch Ihre Organisation ersetzt diese Voraussetzungen nicht.

gavel Die praktische Regel

Halten Sie bei solchen Daten inne und folgen Sie der spezifisch freigegebenen Vorgehensweise. Gibt es keine oder sind Sie unsicher, geben Sie die Daten nicht ein und fragen Sie die Datenschutzkoordinatorin oder den Datenschutzkoordinator. Passwörter, Zugangscodes und API-Schlüssel fügen Sie nie in einen KI-Prompt oder Anhang ein.

visibility Versteckte Daten

Wo sich personenbezogene Daten verstecken

„Ich gebe nie personenbezogene Daten ein“ ist ein guter Vorsatz, der schnell scheitert. Sie stecken oft dort, wo Sie sie nicht sehen:

  • Weitergeleitete E-Mails: ein ganzer Mailverlauf enthält Namen, Signaturen und Telefonnummern aller Beteiligten.
  • Screenshots: von einer Kundenliste, einem Kalender oder einem Chatgespräch.
  • Anhänge: eine Excel-Datei mit einem Tabellenblatt Kundendaten, eine PDF-Rechnung, ein Lebenslauf.
  • Besprechungsnotizen und Transkripte: wer was gesagt hat, auch über andere.
  • Kontext in Ihrer Frage: „Mein Kollege Jan ist seit drei Wochen krank, wie plane ich…“ ist sofort rot.
tips_and_updates Gewohnheiten

Drei Gewohnheiten, die helfen

  1. Entfernen Sie unnötige personenbezogene Daten. Prüfen Sie auch Funktionen, Kundennummern und Details, durch die jemand erkennbar bleibt. Einen Namen durch „Kunde A“ zu ersetzen ist in der Regel Pseudonymisierung: es bleiben personenbezogene Daten, wenn die Person noch identifiziert werden kann. Nur wirklich anonyme Informationen fallen nicht unter die DSGVO. Bitten Sie die IT um Hilfe bei einer festen Vorgehensweise; ein automatischer Filter bietet für sich genommen keine Garantie.
  2. Fügen Sie nur ein, was nötig ist. Nicht den ganzen Mailverlauf, sondern den Absatz, um den es geht.
  3. Erst schauen, dann hochladen. Öffnen Sie eine Datei und sehen Sie nach, was drinsteht, bevor Sie sie hochladen.
cases Beispiel · 1 von 2

Eine Rechnungsfrage

Fall 1 Eine Zahlungserinnerung schreiben lassen

„Ich möchte von der KI eine höfliche Zahlungserinnerung für einen Kunden schreiben lassen, der schon anderthalb Monate in Verzug ist.“

check_circle Grün, wenn Sie es geschickt angehen. Bitten Sie um eine freundliche Erinnerung für „einen Kunden mit einer 45 Tage alten Rechnung“. Name und Betrag tragen Sie anschließend selbst ein.
cases Beispiel · 2 von 2

Ein Stapel Lebensläufe

Fall 2 Lebensläufe zusammenfassen lassen

„Ich möchte zwanzig Lebensläufe hochladen, um pro Kandidat eine kurze Zusammenfassung zu bekommen.“

check_circle Mindestens orange. Verwenden Sie nur eine Anwendung, die spezifisch für Lebenslauf-Zusammenfassungen geprüft und freigegeben ist. Ein Lebenslauf kann auch sensible Daten enthalten, etwa Gesundheitsinformationen: dann gilt rot. Beschränken Sie die Eingabe auf das Nötige und beurteilen Sie Kandidaten selbst anhand der relevanten Quellinformationen (siehe Modul 4).
quiz Was würden Sie tun?

Eine Abwesenheitsmeldung

mail
Ein Mitarbeiter schreibt per E-Mail, dass er nach einer Operation eine Woche zu Hause bleibt. Sie möchten die KI bitten, eine freundliche Antwort zu schreiben, und fügen seine Mail in das Tool ein. Es gibt keine spezifisch freigegebene Anwendung für Gesundheitsdaten.

Was tun Sie?

quiz Selbsttest · Frage 1 von 2
info Nur zur Übung, das zählt nicht für Ihren Fortschritt
Welche dieser Anfragen ist grün?
Richtig: eine allgemeine Onboarding-Checkliste ohne personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen ist grün. Die anderen Anfragen sind orange oder rot.
quiz Selbsttest · Frage 2 von 2
Wo stecken oft personenbezogene Daten, ohne dass Sie es merken?
Richtig: Mailverläufe enthalten Namen, Signaturen und Telefonnummern, und Screenshots zeigen oft mehr, als Sie denken.
summarize Zusammenfassung

Das nehmen Sie aus Modul 3 mit

  • bolt Grün: Informationen ohne personenbezogene Daten oder vertrauliche Inhalte, die Sie im zugelassenen Tool verwenden dürfen.
  • bolt Orange: personenbezogene Daten und vertrauliche Unternehmensinformationen, nur in Tools, die die Richtlinie dafür zulässt, und nur, was nötig ist.
  • bolt Rot: sensible und strafrechtliche Daten nicht auf eigene Initiative. Nur innerhalb einer spezifisch freigegebenen, gesetzlich zulässigen Anwendung. Teilen Sie keine Passwörter.
  • bolt Personenbezogene Daten verstecken sich in Mailverläufen, Screenshots, Anhängen und Transkripten.
  • bolt Entfernen Sie unnötige personenbezogene Daten, prüfen Sie die Erkennbarkeit über den Kontext und laden Sie nur hoch, was nötig ist.
workspace_premium Modul abgeschlossen

Modul 3 abgeschlossen 🎉

Sie kennen jetzt die Ampel. In Modul 4 lernen Sie, wie Sie richtig mit dem umgehen, was die KI zurückgibt, und warum eine echte menschliche Beurteilung nötig ist.

lock_open 3 von 8 Modulen

Auf dem Weg zum Übungsquiz „KI sicher nutzen“

Schließen Sie alle 8 Module ab und machen Sie das kostenlose Übungsquiz. Die offizielle Prüfung mit Zertifikat finden Sie in der GDPRWise-App.

check_circle Module 1-3 abgeschlossenradio_button_unchecked Module 4-7radio_button_unchecked Abschlussprüfung ≥ 70 %
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