Règle 2 sur 4
Tu sais maintenant que tu es tenu de collecter le moins de données possible (règle 1). La deuxième règle fondamentale, c’est de jouer cartes sur table : la transparence.
- checkMinimisation des données
- 2Transparencece module
- 3Sécurité
- 4Droits des personnes
La transparence
Communique et sensibilise. Les gens ont le droit de savoir quelles données tu utilises à leur sujet, comment et pourquoi. Et tu as le devoir de le leur dire clairement.
- check_circlePourquoi tu dois communiquer de façon proactive et en langage clair
- check_circleQuels documents l'accompagnent
- check_circleÀ qui tu communiques et combien de temps tu peux conserver les données
Un langage clair et humain
Tu dois communiquer en termes spécifiques et compréhensibles, adaptés à ton public.
Donc : pas de phrases trop complexes ni de langage juridique vague et fourre-tout. Écris comme tu parlerais à un client.
Si ton public ne comprend pas ta politique de confidentialité, tu ne respectes pas la règle de transparence, aussi juridiquement correcte soit-elle.
Sois proactif
Tu n’attends pas qu’on te le demande, tu dois informer de façon proactive. Concrètement :
- Une Politique de confidentialitéLe document qui indique quelles données personnelles tu traites, comment et pourquoi, et quels droits ont les personnes concernées. Adapte-la à ta propre activité ; un modèle générique ne suffit pas.Rédiger une politique de confidentialitéarrow_forward sur ton site web : quelles données, comment, pourquoi, et les droits des personnes concernées.
- De préférence une Politique de confidentialité du personnelUne politique de confidentialité spécifique à ton personnel : elle explique quelles données tu traites en tant qu'employeur (salaire, évaluations, présence…), pourquoi, combien de temps, et quels droits ont tes employés. Ajoute-la en annexe du contrat de travail.Politique de confidentialité du personnel : ce qu'il faut dire à tes employésarrow_forward, en annexe du contrat de travail.
- Un Contrat de sous-traitanceUn accord avec les parties qui traitent des données personnelles pour ton compte (tes sous-traitants). Obligatoire là où tu partages des données, par ex. avec des fournisseurs de logiciels.Qu'est-ce qu'un contrat de sous-traitance ?arrow_forward là où tu partages des données, par ex. avec des fournisseurs.
- Une sensibilisation interne, par ex. une formation RGPD annuelle pour tous les employés.
En suivant ce cours, tu travailles déjà à cette sensibilisation. Transmets-le à tes collègues, pour que bientôt toute l’équipe soit dans le coup.
Transparent envers qui ? Et combien de temps peux-tu conserver les données ?
Les parties prenantes actuelles et futures : clients et prospects, employés et candidats, fournisseurs et fournisseurs potentiels, et tiers en tout genre.
Communique clairement combien de temps tu conserves les données par processus, et ne les conserve pas plus longtemps que strictement nécessaire. Exemple : les candidatures non retenues, tu les supprimes après 18 mois.
En pratique : comment s’y prendre
- Prévois une politique de confidentialité client et personnel, spécifique à ta propre activité.
- Tiens un Registre des traitements RGPDUn aperçu simple qui liste quelles données personnelles tu utilises et pour quoi. C'est ta base pour pouvoir être transparent et pour démontrer ta conformité.Registre des traitements : dois-je en avoir un ?arrow_forward indiquant quelles données tu utilises et pour quoi.
- Conclus un contrat de sous-traitance là où tu partages des données avec des tiers.
- Fais suivre chaque année une sensibilisation RGPD aux responsables et aux employés.
“Mon créateur de site s’en est occupé, non ?”
“Mon créateur de site a mis en ligne une politique de confidentialité et une fenêtre de cookies, donc je suis en règle avec le RGPD, m’a-t-il dit.”
“On garde tout, par sécurité”
“Les candidatures de candidats non retenus, on les garde ‘par sécurité’ pendant des années.”
Ce que tu retiens du module 4
- boltCommunique de façon proactive et en langage clair et humain, adapté à ton public.
- boltPrévois une politique de confidentialité client et personnel, un registre des traitements et des contrats de sous-traitance là où tu partages des données.
- boltInforme toutes les parties prenantes : clients, prospects, employés, candidats, fournisseurs et tiers.
- boltCommunique la durée de conservation et ne conserve pas plus longtemps que strictement nécessaire.
Module 4 terminé 🎉
Tu sais maintenant comment communiquer de façon transparente et quels documents l’accompagnent. Au module 5, nous regardons la troisième règle : la sécurité.
En route vers le quiz d’entraînement “RGPD pour les PME”
Termine les 8 modules et fais le quiz d’entraînement gratuit. L’examen officiel avec attestation de participation se trouve dans les formules payantes de l’app GDPRWise.