Regel 2 van 4
Je weet nu dat je verplichte bent zo weinig mogelijk data te verzamelen (regel 1). De tweede grondregel gaat over open kaart spelen: transparantie.
- checkDataminimalisatie
- 2Transparantiedeze module
- 3Beveiliging
- 4Rechten van betrokkenen
Transparantie
Communiceer & sensibiliseer. Mensen hebben het recht te weten welke gegevens je over hen gebruikt, hoe en waarom. En jij hebt de plicht om dat duidelijk te vertellen.
- check_circleWaarom je proactief én in heldere taal moet communiceren
- check_circleWelke documenten daarbij horen
- check_circleNaar wie je communiceert en hoe lang je gegevens mag bewaren
Heldere, menselijke taal
Je moet communiceren in specifieke, begrijpelijke bewoordingen, afgestemd op je doelpubliek.
Dus: geen over-complexe zinnen en geen vage, allesomvattende juridische taal. Schrijf zoals je tegen een klant zou praten.
Als je doelpubliek je privacyverklaring niet begrijpt, voldoe je niet aan de transparantieregel, hoe juridisch correct ze ook is.
Wees proactief
Je wacht niet tot iemand het vraagt, je dient proactief te informeren. Concreet:
- Een PrivacyverklaringHet document dat weergeeft welke persoonlijke data je verwerkt, hoe en waarom, en welke rechten de betrokkenen hebben. Stem ze af op je eigen bedrijfsvoering, een generiek sjabloon volstaat niet.Privacyverklaring opstellenarrow_forward op je website: welke data, hoe, waarom, en de rechten van betrokkenen.
- Best een PersoneelsprivacybeleidEen privacyverklaring specifiek voor je personeel: ze legt uit welke gegevens je als werkgever verwerkt (loon, evaluaties, aanwezigheid …), waarom, hoe lang, en welke rechten je medewerkers hebben. Voeg ze toe als annex bij het arbeidscontract.Personeelsprivacybeleid: wat je werknemers moet vertellenarrow_forward, als annex bij het arbeidscontract.
- Een VerwerkersovereenkomstEen afspraak met partijen die in jouw opdracht persoonsgegevens verwerken (je verwerkers). Verplicht waar je data deelt, bv. met softwareleveranciers.Wat is een verwerkersovereenkomst?arrow_forward waar je data deelt, bv. met leveranciers.
- Interne sensibilisering, bv. een jaarlijkse GDPR-opleiding voor alle medewerkers.
Door deze cursus te volgen werk je nú al aan die sensibilisering. Geef ’m zeker door aan je collega’s, zo is straks het hele team mee.
Transparantie naar wie? En hoe lang mag je gevens bewaren?
Zowel bestaande als toekomstige belanghebbenden: klanten en prospecten, medewerkers en sollicitanten, leveranciers en kandidaat-leveranciers, en derden allerhande.
Communiceer duidelijk hoe lang je gegevens bewaart per proces, en bewaar niet langer dan strikt noodzakelijk. Voorbeeld: niet-weerhouden sollicitaties verwijder je na 18 maanden.
Praktisch: zo pak je het aan
- Zorg voor een klant- én een werknemersprivacyverklaring, specifiek voor jouw bedrijfsvoering.
- Houd een GDPR-registerEen eenvoudig overzicht dat oplijst welke persoonlijke data je gebruikt en waarvoor. Het is je basis om transparant te kunnen zijn én om naleving aan te tonen.GDPR-register: moet ik er een hebben?arrow_forward bij van welke data je gebruikt en waarvoor.
- Sluit een verwerkersovereenkomst waar je data deelt met derden.
- Laat leidinggevenden en medewerkers jaarlijks een GDPR-sensibilisering volgen.
“Mijn websitebouwer regelde het toch?”
“Mijn websitebouwer zette een privacy policy en een cookie pop-up online, dus ik ben in orde met de GDPR, zei hij.”
“We houden alles bij, voor de zekerheid”
“Sollicitaties van kandidaten die we niet weerhouden, houden we ‘voor de zekerheid’ jaren bij.”
Wat je onthoudt uit module 4
- boltCommuniceer proactief en in heldere, menselijke taal, afgestemd op je doelpubliek.
- boltVoorzie een klant- en werknemersprivacyverklaring, een GDPR-register en verwerkersovereenkomsten waar je data deelt.
- boltInformeer álle belanghebbenden: klanten, prospecten, medewerkers, sollicitanten, leveranciers en derden.
- boltCommuniceer de bewaartermijn en bewaar niet langer dan strikt noodzakelijk.
Module 4 voltooid 🎉
Je weet nu hoe je transparant communiceert en welke documenten daarbij horen. In module 5 kijken we naar de derde regel: beveiliging.
Op weg naar de oefenquiz “GDPR voor de KMO”
Rond alle 8 modules af en doe de gratis oefenquiz. Het officiële examen met deelnamebewijs vind je in de betalende plannen van de GDPRWise-app.