Puis-je conserver une copie de la carte d'identité d'un salarié ?

Normalement, vous ne pouvez pas conserver une copie complète de la carte d’identité d’un salarié. Le fait que vous deviez vérifier son identité ou que vous ayez besoin de certaines données pour l’administration du personnel ne signifie pas que vous puissiez copier la carte entière.

Contrôler visuellement, noter sélectivement

Contrôlez la carte visuellement et ne reprenez que les données dont vous avez réellement besoin. Une copie ne peut être indiquée que lorsqu’une règle légale spécifique l’exige, par exemple pour certaines procédures liées à l’emploi ou au séjour d’un travailleur étranger. En Flandre, par exemple, certaines procédures de permis de travail exigent une copie du passeport ou du document de séjour.

Une copie complète contient un numéro d’identification national protégé et plusieurs éléments qui facilitent la fraude à l’identité, comme la photo, la signature et le numéro de carte. L’Autorité belge de protection des données précise donc que les copies ne doivent pas être faites sauf si la législation le prévoit, et qu’un contrôle visuel peut suffire.

Votre prestataire demande une copie

Une demande de votre secrétariat social ou de votre prestataire RH n’est pas en soi une base légale. Demandez pourquoi le prestataire a besoin de la copie et si les données nécessaires peuvent être transmises séparément.

Que faire des copies que vous avez déjà ?

Si vous avez déjà collecté des copies sans raison valable, réexaminez-les et supprimez celles pour lesquelles il n’existe aucune nécessité démontrable ni base légale.

Si vous conservez bien une copie sur une base légale, documentez au préalable la finalité, l’exigence légale, la nécessité, qui y a accès et pendant combien de temps vous la conservez. Les données que vous pouvez reprendre sont expliquées dans Quelles données de la carte d’identité d’un salarié puis-je enregistrer ?

Base légale

Conserver une copie entre rapidement en conflit avec les principes de limitation des finalités, de minimisation des données et de limitation de la conservation (article 5, paragraphe 1, points b, c et e du RGPD) et exige une base légale au sens de l’article 6 du RGPD, en pratique une obligation légale. Si vous conservez malgré tout une copie, les obligations de sécurité de l’article 32 du RGPD s’appliquent, et l’article 87 du RGPD permet aux États membres de fixer des conditions particulières pour le numéro d’identification national figurant sur la carte. S’y ajoutent la législation nationale sur les cartes d’identité et les registres de la population et, le cas échéant, les règles régionales sur l’emploi de travailleurs étrangers.