Normalerweise dürfen Sie keine vollständige Kopie des Personalausweises eines Mitarbeiters aufbewahren. Dass Sie die Identität prüfen müssen oder bestimmte Daten für die Personalverwaltung brauchen, bedeutet nicht, dass Sie deshalb den ganzen Ausweis kopieren dürfen.
Sichtprüfung statt Kopie
Prüfen Sie den Ausweis per Sichtprüfung und übernehmen Sie nur die Daten, die Sie wirklich brauchen. Eine Kopie kann nur angezeigt sein, wenn eine spezifische gesetzliche Regel sie verlangt, etwa für bestimmte Verfahren im Zusammenhang mit der Beschäftigung oder dem Aufenthalt eines ausländischen Arbeitnehmers. In Flandern verlangen beispielsweise manche Arbeitserlaubnisverfahren eine Kopie des Reisepasses oder des Aufenthaltsdokuments.
Eine vollständige Kopie enthält eine geschützte nationale Identifikationsnummer und mehrere Elemente, die Identitätsbetrug begünstigen, etwa Foto, Unterschrift und Ausweisnummer. Die belgische Datenschutzbehörde stellt daher fest, dass Kopien nur angefertigt werden sollten, wenn das Gesetz sie vorsieht, und dass eine Sichtprüfung ausreichen kann.
Ihr Dienstleister verlangt eine Kopie
Eine Anfrage Ihres Lohnbüros oder HR-Dienstleisters ist für sich keine gesetzliche Grundlage. Fragen Sie, warum der Dienstleister die Kopie braucht und ob die notwendigen Daten separat übermittelt werden können.
Was tun mit vorhandenen Kopien?
Haben Sie ohne triftigen Grund bereits Kopien gesammelt, überprüfen Sie diese neu und löschen Sie die Kopien, für die keine nachweisbare Erforderlichkeit oder Rechtsgrundlage besteht.
Bewahren Sie eine Kopie auf gesetzlicher Grundlage auf, dokumentieren Sie vorab Zweck, gesetzliche Anforderung, Erforderlichkeit, Zugriffsberechtigte und Aufbewahrungsdauer. Welche Daten Sie übernehmen dürfen, lesen Sie in Welche Daten vom Personalausweis eines Mitarbeiters darf ich erfassen?
Rechtsgrundlage
Eine Kopie aufzubewahren kollidiert schnell mit den Grundsätzen der Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b, c und e DSGVO) und erfordert eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, in der Praxis eine rechtliche Verpflichtung. Bewahren Sie dennoch eine Kopie auf, gelten die Sicherheitspflichten des Artikels 32 DSGVO, und Artikel 87 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, besondere Bedingungen für die auf dem Ausweis abgedruckte nationale Identifikationsnummer festzulegen. Hinzu kommen das nationale Recht zu Personalausweisen und Melderegistern sowie gegebenenfalls regionale Regeln zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer.
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