Puis-je utiliser et conserver le numéro d'identification national d'un salarié ?

Vous pouvez utiliser le numéro d’identification national d’un salarié (en Belgique, le numéro de registre national, aussi appelé numéro NISS) lorsque c’est nécessaire et légalement permis pour l’administration du personnel et de la paie. Mais pas comme identifiant interne général.

Ce pour quoi vous en avez besoin

Les employeurs ont notamment besoin du numéro pour les déclarations à la sécurité sociale et pour certains documents sociaux et fiscaux. En Belgique, il s’agit par exemple de la déclaration Dimona, qui identifie le salarié et établit le lien entre salarié et employeur. Pour certaines personnes sans numéro de registre national, la sécurité sociale belge attribue un numéro BIS.

Utilisez le numéro exclusivement pour les finalités légales ou administratives pour lesquelles vous en avez besoin. L’existence d’une relation de travail ne vous donne pas un droit général de l’utiliser dans tous vos systèmes RH.

Le numéro n’est pas une catégorie particulière de données au sens de l’article 9 du RGPD, mais c’est un numéro d’identification national spécifiquement protégé. L’Autorité belge de protection des données décrit le numéro de registre national comme un identifiant dont l’utilisation exige une base légale ou une autorisation ; d’autres États membres connaissent des restrictions comparables pour leur numéro national.

Ce que vous ne faites pas

N’utilisez donc pas le numéro comme numéro de personnel général, identifiant, mot de passe, numéro visible sur les badges ou clé générale pour relier des fichiers. Attribuez à chaque salarié un numéro de personnel interne distinct.

Ne partagez le numéro qu’avec les parties qui en ont besoin pour une finalité autorisée, comme votre secrétariat social ou une autorité publique compétente.

Cartographiez-le

Rattachez chaque lieu de stockage et chaque communication du numéro à une finalité légale, et supprimez-le des systèmes où un numéro de personnel interne suffit. Les autres données de la carte d’identité que vous pouvez reprendre sont expliquées dans Quelles données de la carte d’identité d’un salarié puis-je enregistrer ?

Base légale

L’utilisation du numéro relève des principes de limitation des finalités et de minimisation des données (article 5, paragraphe 1, points b et c du RGPD) et repose sur une obligation légale comme base légale (article 6, paragraphe 1, point c et paragraphe 3 du RGPD). L’article 87 du RGPD permet aux États membres de fixer des conditions spécifiques pour le traitement d’un numéro d’identification national, et l’article 32 du RGPD vous oblige à le sécuriser de manière appropriée. En Belgique s’y ajoutent la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ainsi que la législation de sécurité sociale et fiscale.