Puis-je demander à un salarié de présenter sa carte d'identité ?

Oui, vous pouvez demander à un salarié de présenter sa carte d’identité lorsque c’est nécessaire pour vérifier son identité, par exemple à l’entrée en service et lors de l’enregistrement dans votre administration du personnel. Mais cela ne vous donne pas automatiquement le droit de copier la carte, de la lire électroniquement ou d’enregistrer toutes les données visibles.

Limitez-vous au nécessaire

Limitez-vous à ce qui est nécessaire pour cette finalité. Dans de nombreux cas, il suffit de contrôler visuellement la carte d’identité et de ne reprendre que les données nécessaires.

La carte affiche plus que ce dont vous avez besoin : une photo, une signature, un numéro de carte et, dans de nombreux États membres, un numéro d’identification national (en Belgique, le numéro de registre national). Voir ces données n’est pas la même chose que les enregistrer. La photo et le numéro d’identification national sont des données qui appellent une prudence particulière.

L’Autorité belge de protection des données est claire : l’identification doit être nécessaire et licite, et la nécessité d’identifier quelqu’un ne justifie pas en soi une copie. Ce que vous pouvez enregistrer est expliqué dans Quelles données de la carte d’identité d’un salarié puis-je enregistrer ?. Les copies obéissent à une règle propre : Puis-je conserver une copie de la carte d’identité d’un salarié ?

Soyez transparent sur ce que vous faites

Expliquez clairement au salarié pourquoi vous vérifiez son identité et quelles données vous enregistrez. Utilisez ensuite ces données uniquement pour les finalités communiquées, comme l’administration du personnel, le traitement de la paie et les déclarations légales obligatoires.

Si vous avez seulement besoin d’une confirmation d’identité, ne faites pas de copie.

Base légale

Le contrôle repose sur les principes de limitation des finalités et de minimisation des données (article 5, paragraphe 1, points b et c du RGPD), exige une base légale au sens de l’article 6 du RGPD, généralement l’exécution du contrat de travail ou une obligation légale, et s’accompagne de l’obligation d’information de l’article 13 du RGPD. Par ailleurs, la législation nationale sur l’administration du personnel, les documents sociaux et les déclarations de sécurité sociale détermine quelles données un employeur doit effectivement consigner.