Vous ne pouvez enregistrer que les données dont vous avez réellement besoin pour une finalité clairement définie et licite. Le fait qu’une information soit visible sur la carte d’identité ne signifie pas que vous puissiez en reprendre toutes les données.
Ce qui est généralement nécessaire
Pour l’administration ordinaire du personnel, peuvent notamment être nécessaires le nom, les prénoms, la date de naissance, les coordonnées ou l’adresse nécessaires et, lorsque la loi le permet ou l’exige, le numéro d’identification national (en Belgique, le numéro de registre national ou numéro NISS). La nationalité ou le statut de séjour peut être pertinent lorsque vous devez vérifier si une personne a le droit de travailler dans votre pays.
Pour les travailleurs étrangers, la nature et la durée de validité d’un titre de séjour ou d’un permis de travail peuvent aussi être pertinentes.
Ce que vous n’enregistrez pas par défaut
N’enregistrez pas par défaut la photo, la signature, le numéro de carte, le lieu de délivrance ou la date d’expiration. Le numéro d’identification national est spécifiquement protégé, et la photo, la signature et le numéro de carte augmentent le risque de fraude à l’identité.
L’Autorité belge de protection des données confirme que seules les données strictement nécessaires à la finalité indiquée peuvent être lues, et souligne les conditions particulières qui s’appliquent à la photo et au numéro de registre national. Vous en saurez plus sur ce dernier dans Puis-je utiliser et conserver le numéro d’identification national d’un salarié ?
Comment procéder
Collectez de préférence les données directement auprès du salarié, par exemple via un formulaire d’onboarding, et n’utilisez la carte que pour en vérifier visuellement l’exactitude.
Tenez une liste des données d’onboarding qui précise la finalité et la base légale de chaque champ, et attribuez à chaque salarié un numéro de personnel interne distinct. Conserver une copie de la carte est une question distincte : Puis-je conserver une copie de la carte d’identité d’un salarié ?
Base légale
La sélection des données découle des principes de limitation des finalités et de minimisation des données (article 5, paragraphe 1, points b et c du RGPD). Tout enregistrement exige une base légale au sens de l’article 6 du RGPD, et le salarié doit savoir, conformément à l’article 13 du RGPD, quelles données vous conservez et pourquoi. L’article 87 du RGPD permet aux États membres de fixer des conditions particulières pour l’utilisation du numéro d’identification national. Les données que vous devez effectivement consigner sont déterminées par la législation nationale sur les documents sociaux, les déclarations de sécurité sociale, les cartes d’identité et les registres de la population.
GDPRWise cartographie vos processus RH, de l'onboarding au départ, pour que vous sachiez pour chaque donnée pourquoi vous la conservez.