Sie dürfen nur Daten erfassen, die Sie für einen klar bestimmten und rechtmäßigen Zweck wirklich brauchen. Dass Informationen auf dem Personalausweis sichtbar sind, bedeutet nicht, dass Sie alle davon übernehmen dürfen.
Was in der Regel nötig ist
Für die gewöhnliche Personalverwaltung können unter anderem Name, Vornamen, Geburtsdatum, notwendige Kontakt- oder Adressdaten und, sofern gesetzlich erlaubt oder verlangt, die nationale Identifikationsnummer nötig sein (in Belgien die Nationalregisternummer oder INSZ-Nummer). Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltsstatus können relevant sein, wenn Sie prüfen müssen, ob jemand in Ihrem Land arbeiten darf.
Bei ausländischen Arbeitnehmern können auch Art und Gültigkeitsdauer eines Aufenthaltstitels oder einer Arbeitserlaubnis relevant sein.
Was Sie nicht standardmäßig erfassen
Erfassen Sie nicht standardmäßig Foto, Unterschrift, Ausweisnummer, Ausstellungsort oder Ablaufdatum. Die nationale Identifikationsnummer ist besonders geschützt, und Foto, Unterschrift und Ausweisnummer erhöhen das Risiko von Identitätsbetrug.
Die belgische Datenschutzbehörde bestätigt, dass nur die für den angegebenen Zweck unbedingt erforderlichen Daten gelesen werden dürfen, und weist auf die besonderen Bedingungen für Foto und Nationalregisternummer hin. Mehr zu Letzterer lesen Sie in Darf ich die nationale Identifikationsnummer eines Mitarbeiters nutzen und aufbewahren?
So gehen Sie vor
Erheben Sie die Daten möglichst direkt beim Mitarbeiter, etwa über ein Onboarding-Formular, und nutzen Sie den Ausweis nur, um ihre Richtigkeit per Sichtprüfung zu kontrollieren.
Führen Sie eine Onboarding-Datenliste, die für jedes Feld Zweck und Rechtsgrundlage nennt, und weisen Sie jedem Mitarbeiter eine separate interne Personalnummer zu. Eine Kopie des Ausweises aufzubewahren ist eine eigene Frage: Darf ich eine Kopie des Personalausweises eines Mitarbeiters aufbewahren?
Rechtsgrundlage
Die Auswahl der Daten folgt aus den Grundsätzen der Zweckbindung und Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO). Jede Erfassung erfordert eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, und nach Artikel 13 DSGVO muss der Mitarbeiter wissen, welche Daten Sie führen und warum. Artikel 87 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, besondere Bedingungen für die Verwendung der nationalen Identifikationsnummer festzulegen. Welche Daten Sie tatsächlich festhalten müssen, bestimmt das nationale Recht zu Sozialdokumenten, Sozialversicherungsmeldungen, Personalausweisen und Melderegistern.
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