Vous rencontrez un candidat solide, mais une autre personne correspond mieux au poste ouvert. Six mois plus tard, un nouveau poste se libère. Pouvez-vous simplement ressortir l’ancien CV et reprendre contact ?
Oui, si vous l’organisez correctement. Conserver les données de candidats non retenus pour de futurs recrutements est une finalité distincte, et tout le travail consiste à prendre cette décision délibérément plutôt qu’à la découvrir après coup.
La candidature initiale a une finalité
Lorsqu’un candidat postule à un poste précis, la finalité immédiate est claire : évaluer s’il convient pour ce poste.
Une fois la procédure close, cette finalité prend largement fin.
Conserver ses informations parce qu’un poste adapté pourrait apparaître plus tard constitue une finalité nouvelle ou supplémentaire.
Cela ne rend pas la conservation illicite. Cela signifie qu’il faut la gérer correctement, comme vous gérez combien de temps conserver le CV d’un candidat après la clôture de la procédure.
Soyez transparent
Les candidats doivent savoir si leurs informations peuvent être conservées pour de futurs recrutements. Expliquez-le dès la collecte si cela est déjà prévu, ou avant de les utiliser pour cette nouvelle finalité.
Expliquez :
- Pourquoi vous souhaitez les conserver
- Sur quelle base légale vous vous appuyez
- Quelles informations vous conservez
- Combien de temps
- Qui y a accès
- Comment exercer leurs droits RGPD
Évitez les formules vagues qui vous permettraient de conserver les candidatures indéfiniment.
Faut-il toujours un consentement ?
Pas toujours. Le consentement et l’intérêt légitime peuvent être envisageables, mais uniquement si leurs conditions sont remplies.
Le consentement suppose un choix distinct et clair concernant de futurs postes. Vous pouvez, par exemple, le demander en communiquant le refus. N’utilisez pas de case précochée et ne pénalisez pas le candidat s’il refuse. Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque, et aussi facile à retirer qu’à donner.
L’intérêt légitime n’est pas une alternative automatique. Identifiez un intérêt légitime, établissez pourquoi la conservation de ces données est nécessaire et évaluez les attentes raisonnables du candidat ainsi que les effets sur ses droits. Cette base n’est utilisable que si ses intérêts et droits ne prévalent pas. Consignez le raisonnement et le résultat, informez les candidats et facilitez l’opposition.
Déterminez la base légale avant de conserver les données à cette fin. Consultez Faut-il un consentement pour conserver un CV ?.
Fixez une date d’expiration
Un vivier utile a un cycle de vie. Un ancien CV peut contenir des compétences, des intitulés de poste et des coordonnées dépassés.
Choisissez et justifiez une durée limitée, en tenant compte de la finalité et des recommandations nationales applicables. Le consentement ne justifie pas une conservation indéfinie. Consignez la durée dans votre politique de conservation.
Lorsque c’est approprié, contactez le candidat avant l’échéance pour lui demander s’il souhaite rester. L’envoi de cette demande ne prolonge pas la durée, et le silence ne renouvelle pas le consentement. Ne conservez les données plus longtemps que si cela reste justifié et qu’une base légale valable subsiste ; sinon, supprimez les données du vivier à l’échéance.
Ne conservez que l’utile
Vous n’avez probablement pas besoin de l’intégralité du dossier initial.
Les notes internes des personnes ayant mené les entretiens, d’anciennes évaluations et d’autres éléments collectés pour le premier poste ne sont pas forcément nécessaires pour recontacter le candidat au sujet d’une nouvelle opportunité.
Appliquez la minimisation au vivier lui-même.
Facilitez la sortie
Donnez aux candidats un moyen simple de mettre fin aux contacts pour de futurs recrutements, et transmettez les demandes à tous les systèmes concernés.
Si le consentement est retiré, cessez le traitement fondé sur celui-ci et supprimez les données du vivier, sauf si une autre raison licite impose leur conservation. Ne changez pas simplement de base légale pour continuer à utiliser le vivier.
Pour un traitement fondé sur l’intérêt légitime, l’article 21 prévoit un droit d’opposition pour des raisons tenant à la situation particulière du candidat. Vous devez cesser le traitement, sauf à démontrer des motifs légitimes et impérieux prévalant sur ses intérêts et droits, ou si le traitement est nécessaire à des droits en justice. Pour un vivier, facilitez la sortie et respectez une demande de ne plus recevoir de contacts de recrutement.
Une conservation limitée pour une obligation légale ou des droits en justice peut rester nécessaire. Ne gardez que les données nécessaires, séparément, avec un accès restreint et une durée justifiée. Ces archives n’autorisent pas de futurs contacts de recrutement.
Gérez votre vivier délibérément
Le RGPD n’impose pas de logiciel de base de données particulier. Un dossier peut convenir si les accès, les échéances et la suppression sont correctement gérés.
Définissez la finalité, la base légale, la durée, les droits d’accès et le processus de suppression, et traitez le vivier comme un traitement à part entière.
GDPRWise enregistre le recrutement et le vivier comme des activités distinctes, chacune avec sa base légale et sa règle de conservation.