Je spreekt met een sterke kandidaat, maar iemand anders past beter bij de openstaande functie. Zes maanden later komt er een nieuwe positie vrij. Kun je dan gewoon het oude cv bovenhalen en contact opnemen?
Ja, als je het goed opzet. Gegevens van afgewezen kandidaten bijhouden voor toekomstige rekrutering is een apart doeleinde, en het werk zit in die beslissing bewust nemen in plaats van ze later te ontdekken.
De oorspronkelijke sollicitatie heeft een doeleinde
Solliciteert een kandidaat voor een bepaalde job, dan is het onmiddellijke doeleinde helder: beoordelen of hij geschikt is voor die vacature.
Zodra de procedure is afgerond, houdt dat doeleinde grotendeels op.
De informatie van de kandidaat bijhouden omdat er later misschien een geschikte vacature opduikt, is een nieuw of bijkomend doeleinde.
Dat maakt het niet automatisch onrechtmatig. Het betekent dat je het goed moet beheren, net zoals je beheert hoelang je het cv van een kandidaat bewaart nadat de procedure is afgesloten.
Wees transparant
Kandidaten horen te weten of hun informatie bewaard kan blijven voor toekomstige rekrutering. Leg dit uit bij het verzamelen als je dat al plant, of vóór je de gegevens voor dit nieuwe doeleinde gebruikt.
Leg uit:
- Waarom je ze wil bijhouden
- Op welke rechtsgrond je steunt
- Welke informatie je bewaart
- Hoelang je ze bewaart
- Wie er toegang toe heeft
- Hoe kandidaten hun GDPR-rechten kunnen uitoefenen
Vermijd vage formuleringen waarmee je sollicitaties eeuwig zou kunnen bijhouden.
Heb je altijd toestemming nodig?
Niet altijd. Toestemming en gerechtvaardigd belang kunnen mogelijk zijn, maar alleen als je hun voorwaarden vervult.
Toestemming vraagt een aparte, duidelijke keuze over toekomstige vacatures. Vraag dit bijvoorbeeld wanneer je de afwijzing meedeelt. Gebruik geen vooraf aangevinkt vakje en laat een weigering de kandidaat niet benadelen. Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn, en even gemakkelijk in te trekken als te geven.
Gerechtvaardigd belang is geen automatisch alternatief. Benoem een gerechtvaardigd belang, bepaal waarom het bewaren van deze gegevens noodzakelijk is en beoordeel de redelijke verwachtingen van de kandidaat en de gevolgen voor diens rechten. Je kunt hier alleen op steunen als de belangen en rechten van de kandidaat niet zwaarder wegen. Leg de redenering en uitkomst vast, informeer kandidaten en bied een eenvoudige manier om bezwaar te maken.
Bepaal de rechtsgrond vóór je gegevens voor dit doeleinde bewaart. Zie Heb je toestemming nodig om een cv te bewaren?.
Bepaal een vervaldatum
Een bruikbare talent pool heeft een levenscyclus. Een oud cv kan verouderde vaardigheden, functietitels en contactgegevens bevatten.
Kies en onderbouw een beperkte bewaartermijn, rekening houdend met het doeleinde en toepasselijke nationale richtsnoeren. Toestemming rechtvaardigt geen onbeperkte bewaring. Leg de termijn vast in je bewaartermijnenbeleid.
Neem waar passend vóór de vervaldatum contact op om te vragen of de kandidaat wil blijven. Het versturen van die vraag verlengt de termijn niet en stilte is geen hernieuwde toestemming. Bewaar gegevens alleen langer als dat verder gerechtvaardigd is en er een geldige rechtsgrond blijft bestaan; verwijder anders de gegevens uit de talent pool wanneer de termijn verstrijkt.
Houd enkel bruikbare informatie bij
Je hebt het volledige oorspronkelijke rekruteringsdossier waarschijnlijk niet nodig.
Interne notities van gespreksleiders, oude assessments en ander materiaal dat voor de eerste vacature werd verzameld, zijn mogelijk niet nodig om de kandidaat over een nieuwe kans aan te spreken.
Pas minimale gegevensverwerking toe op de talent pool zelf.
Maak vertrekken eenvoudig
Geef kandidaten een eenvoudige manier om toekomstige rekruteringscontacten te stoppen en zorg dat verzoeken alle betrokken systemen bereiken.
Wordt toestemming ingetrokken, stop dan de verwerking die daarop steunt en verwijder de gegevens uit de talent pool, tenzij een andere rechtmatige reden bewaring vereist. Wissel niet zomaar van rechtsgrond om de pool te blijven gebruiken.
Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang geeft artikel 21 een recht van bezwaar wegens de specifieke situatie van de kandidaat. Je moet stoppen, tenzij je dwingende gerechtvaardigde gronden aantoont die zwaarder wegen dan diens belangen en rechten, of de verwerking nodig is voor rechtsvorderingen. Maak uitstappen uit een talent pool eenvoudig en respecteer een verzoek om geen verdere rekruteringscontacten te ontvangen.
Beperkte bewaring voor een wettelijke verplichting of rechtsvorderingen kan nog noodzakelijk zijn. Bewaar alleen de nodige gegevens apart, beperk de toegang en bepaal een onderbouwde bewaartermijn. Zo’n archief rechtvaardigt geen toekomstige rekruteringscontacten.
Beheer je talent pool bewust
De GDPR (AVG) verplicht geen specifieke databanksoftware. Een map kan werken als je toegang, vervaldata en verwijdering goed beheert.
Bepaal het doeleinde, de rechtsgrond, de bewaartermijn, de toegangsrechten en het verwijderproces, en behandel de pool als een verwerkingsactiviteit op zich.
GDPRWise registreert rekrutering en talent pool als afzonderlijke activiteiten, elk met een eigen rechtsgrond en bewaarregel.