Sie sprechen mit einem starken Bewerber, aber jemand anderes passt besser auf die offene Stelle. Sechs Monate später wird eine neue Position frei. Können Sie einfach den alten Lebenslauf hervorholen und Kontakt aufnehmen?
Ja, wenn Sie es richtig aufsetzen. Die Daten abgelehnter Bewerber für künftiges Recruiting aufzubewahren ist ein eigener Zweck, und die Arbeit besteht darin, diese Entscheidung bewusst zu treffen statt sie später zu entdecken.
Die ursprüngliche Bewerbung hat einen Zweck
Bewirbt sich jemand auf eine bestimmte Stelle, ist der unmittelbare Zweck klar: beurteilen, ob die Person für diese Stelle geeignet ist.
Mit Abschluss des Verfahrens endet dieser Zweck weitgehend.
Die Daten aufzubewahren, weil später eine passende Stelle auftauchen könnte, ist ein neuer oder zusätzlicher Zweck.
Das macht die Aufbewahrung nicht automatisch unzulässig. Es bedeutet, dass Sie sie richtig steuern müssen, so wie Sie steuern, wie lange Sie den Lebenslauf eines Bewerbers aufbewahren, nachdem das Verfahren geschlossen ist.
Seien Sie transparent
Bewerber sollen wissen, ob ihre Daten für künftiges Recruiting aufbewahrt werden können. Erklären Sie dies bei der Erhebung, wenn es bereits geplant ist, oder bevor Sie die Daten für diesen neuen Zweck verwenden.
Erklären Sie:
- Warum Sie sie aufbewahren wollen
- Auf welche Rechtsgrundlage Sie sich stützen
- Welche Informationen Sie speichern
- Wie lange
- Wer Zugriff hat
- Wie Bewerber ihre Rechte ausüben können
Vermeiden Sie vage Formulierungen, mit denen Sie Bewerbungen unbegrenzt aufbewahren könnten.
Brauchen Sie immer eine Einwilligung?
Nicht immer. Einwilligung und berechtigte Interessen können infrage kommen, aber nur, wenn ihre Voraussetzungen erfüllt sind.
Eine Einwilligung erfordert eine gesonderte, klare Entscheidung zu künftigen Stellen. Fragen Sie beispielsweise bei der Absage danach. Verwenden Sie keine vorangekreuzten Kästchen und benachteiligen Sie Bewerber nicht, wenn sie ablehnen. Die Einwilligung muss freiwillig, bestimmt, informiert und unmissverständlich sein und sich ebenso leicht widerrufen lassen, wie sie erteilt wurde.
Berechtigte Interessen sind keine automatische Alternative. Benennen Sie ein berechtigtes Interesse, prüfen Sie die Erforderlichkeit der Speicherung und bewerten Sie die vernünftigen Erwartungen des Bewerbers sowie die Auswirkungen auf dessen Rechte. Diese Grundlage ist nur zulässig, wenn die Interessen und Rechte des Bewerbers nicht überwiegen. Dokumentieren Sie Begründung und Ergebnis, informieren Sie Bewerber und ermöglichen Sie einen einfachen Widerspruch.
Bestimmen Sie die Rechtsgrundlage, bevor Sie Daten für diesen Zweck speichern. Siehe Brauchen Sie eine Einwilligung, um einen Lebenslauf aufzubewahren?.
Setzen Sie ein Ablaufdatum
Ein nützlicher Talentpool hat einen Lebenszyklus. Ein alter Lebenslauf kann veraltete Fähigkeiten, Stellenbezeichnungen und Kontaktdaten enthalten.
Wählen und begründen Sie eine begrenzte Aufbewahrungsfrist unter Berücksichtigung des Zwecks und einschlägiger nationaler Leitlinien. Eine Einwilligung rechtfertigt keine unbegrenzte Speicherung. Halten Sie die Frist in Ihrer Richtlinie zu Aufbewahrungsfristen fest.
Fragen Sie den Bewerber gegebenenfalls vor Fristablauf, ob er im Pool bleiben möchte. Das Absenden der Anfrage verlängert die Frist nicht, und Schweigen erneuert keine Einwilligung. Bewahren Sie Daten nur länger auf, wenn dies weiterhin gerechtfertigt ist und eine gültige Rechtsgrundlage besteht; andernfalls löschen Sie die Talentpool-Daten bei Fristablauf.
Bewahren Sie nur Nützliches auf
Die gesamte ursprüngliche Bewerbungsakte brauchen Sie wahrscheinlich nicht.
Interne Notizen der Gesprächsführenden, alte Assessments und anderes Material aus der ersten Stelle sind möglicherweise nicht nötig, um den Bewerber zu einer neuen Möglichkeit anzusprechen.
Wenden Sie Datenminimierung auf den Talentpool selbst an.
Machen Sie den Ausstieg leicht
Geben Sie Bewerbern eine einfache Möglichkeit, künftige Recruiting-Kontakte zu beenden, und leiten Sie Anfragen an alle betroffenen Systeme weiter.
Wird die Einwilligung widerrufen, beenden Sie die darauf gestützte Verarbeitung und löschen Sie die Talentpool-Daten, sofern kein anderer rechtmäßiger Grund eine Aufbewahrung erfordert. Wechseln Sie nicht einfach die Rechtsgrundlage, um den Pool weiterzuverwenden.
Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen gewährt Artikel 21 ein Widerspruchsrecht aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers ergeben. Sie müssen die Verarbeitung beenden, es sei denn, Sie weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die dessen Interessen und Rechte überwiegen, oder die Verarbeitung ist für Rechtsansprüche erforderlich. Ermöglichen Sie einen einfachen Ausstieg aus dem Talentpool und respektieren Sie den Wunsch nach keinen weiteren Recruiting-Kontakten.
Eine begrenzte Aufbewahrung für eine gesetzliche Pflicht oder Rechtsansprüche kann weiterhin erforderlich sein. Speichern Sie nur die nötigen Daten getrennt, beschränken Sie den Zugriff und legen Sie eine begründete Frist fest. Ein solches Archiv erlaubt keine künftigen Recruiting-Kontakte.
Verwalten Sie Ihren Talentpool bewusst
Die DSGVO verlangt keine bestimmte Datenbanksoftware. Ein Ordner kann geeignet sein, wenn Zugriffe, Ablaufdaten und Löschung richtig verwaltet werden.
Legen Sie Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfrist, Zugriffsrechte und Löschprozess fest und behandeln Sie den Pool als eigenständige Verarbeitungstätigkeit.
GDPRWise erfasst Recruiting und Talentpool als getrennte Tätigkeiten, jede mit eigener Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsregel.