Comment créer un vivier de talents conforme au RGPD ?

Un bon candidat n’arrive pas toujours au bon moment. Un vivier de talents permet aux employeurs de rester en contact avec des profils prometteurs et de les solliciter dès qu’un poste adapté se présente.

Du point de vue du RGPD, un vivier n’est cependant pas l’autorisation de conserver tous les CV que vous avez jamais reçus.

Définissez à quoi sert le vivier

Commencez par une finalité claire.

Par exemple :

Conserver les coordonnées de candidats potentiellement adaptés afin de pouvoir les contacter au sujet de futurs postes pertinents.

C’est nettement plus clair que conserver des données « à des fins RH ».

Une finalité claire aide aussi à déterminer les informations réellement nécessaires.

Décidez quelles données y figurent

Vous n’avez probablement pas besoin de l’intégralité du dossier de recrutement initial.

Un dossier utile dans un vivier peut contenir :

• Nom
• Coordonnées
• Expérience pertinente
• Compétences
• Postes recherchés
• Localisation ou disponibilité
• CV
• Date d’entrée dans le vivier

Les notes d’entretien détaillées ou les évaluations d’un ancien poste ne sont souvent pas nécessaires.

Choisissez la base légale

Deux bases fonctionnent pour un vivier : le consentement, ou l’intérêt légitime avec une mise en balance documentée. Le consentement convient plutôt aux recrutements occasionnels ; l’intérêt légitime convient à un employeur qui recrute en continu. Faut-il un consentement pour conserver un CV ? détaille les deux, y compris ce que chaque voie vous coûte en pratique.

Deux points comptent quel que soit votre choix. Consignez la décision et le raisonnement qui la sous-tend, et assurez-vous que votre information vie privée dit la même chose que ce que vous avez décidé. Un vivier fondé sur le consentement mais décrit dans une notice comme reposant sur l’intérêt légitime échoue sur les deux tableaux.

Dites aux candidats ce qui se passe

Les candidats doivent savoir :

• Qu’ils sont intégrés à un vivier
• Pourquoi leurs données sont conservées
• Quelles informations vous conservez
• Combien de temps
• Qui peut y accéder
• Si des systèmes de recrutement externes interviennent
• Comment exercer leurs droits RGPD

Si vous vous appuyez sur le consentement, expliquez comment le retirer.

Fixez une durée de conservation

Un vivier n’est pas une archive permanente.

Choisissez une durée adaptée à vos besoins de recrutement. À son terme, supprimez le candidat ou demandez-lui, lorsque c’est approprié, s’il souhaite rester dans le vivier.

Une revue régulière améliore aussi la qualité de vos données de recrutement.

Gardez les informations exactes

Les personnes changent d’emploi, déménagent, obtiennent des qualifications et réorientent leur carrière.

Si vous conservez des informations sur une durée longue, prévoyez un moyen de les actualiser et envisagez des vérifications périodiques.

Un vivier obsolète est à la fois un problème de conformité et un mauvais outil de recrutement.

Maîtrisez les accès

Un vivier peut contenir des centaines ou des milliers de CV.

Limitez l’accès aux collaborateurs qui en ont réellement besoin. Utilisez une authentification, des droits et des mesures de contrôle d’accès appropriés.

Évitez de faire circuler des CV par chaînes de courriels informelles quand un système de recrutement maîtrisé existe.

Facilitez la suppression

Si une personne ne souhaite plus figurer dans le vivier, votre organisation doit pouvoir retrouver et supprimer ses informations.

Cela suppose de savoir où les copies sont stockées et comment les prestataires externes traitent les demandes de suppression.

Traitez votre vivier comme un vrai traitement

Documentez sa finalité, ses catégories de données, sa base légale, ses destinataires, sa conservation et ses mesures de sécurité dans votre registre des traitements.

GDPRWise aide les organisations à cartographier ces éléments de manière structurée, pour qu’un vivier devienne un processus de recrutement maîtrisé plutôt qu’un dossier oublié de vieux CV.