Vous rencontrez un candidat solide, mais une autre personne correspond mieux au poste ouvert. Six mois plus tard, un nouveau poste se libère. Pouvez-vous simplement ressortir l’ancien CV et reprendre contact ?
Oui, si vous l’organisez correctement. Conserver des candidats non retenus pour de futurs recrutements est une finalité distincte, et tout le travail consiste à prendre cette décision délibérément plutôt qu’à la découvrir après coup.
La candidature initiale a une finalité
Lorsqu’un candidat postule à un poste précis, la finalité immédiate est claire : évaluer s’il convient pour ce poste.
Une fois la procédure close, cette finalité prend largement fin.
Conserver ses informations parce qu’un poste adapté pourrait apparaître plus tard constitue une finalité nouvelle ou supplémentaire.
Cela ne rend pas la conservation illicite. Cela signifie qu’il faut la gérer correctement, comme vous gérez combien de temps conserver le CV d’un candidat après la clôture de la procédure.
Soyez transparent
Les candidats doivent savoir si leurs informations peuvent être conservées pour de futurs recrutements.
Expliquez :
- Pourquoi vous souhaitez les conserver
- Quelles informations vous conservez
- Combien de temps
- Qui y a accès
- Comment exercer leurs droits RGPD
Évitez les formules vagues qui vous permettraient de conserver les candidatures indéfiniment.
Faut-il toujours un consentement ?
Non. Deux bases légales fonctionnent ici.
Le consentement est généralement le plus simple pour un employeur de taille modeste : demandez au candidat, au moment du refus, si vous pouvez conserver ses coordonnées pour de futurs postes. L’intérêt légitime fonctionne aussi, à condition de réaliser et de consigner une mise en balance, d’informer clairement les candidats et de leur permettre de s’opposer.
L’essentiel est de choisir avant de conserver le dossier. Faut-il un consentement pour conserver un CV ? présente les deux voies et les cas où chacune convient.
Fixez une date d’expiration
Un vivier utile a un cycle de vie.
Un CV très pertinent il y a trois ans peut aujourd’hui contenir un intitulé de poste dépassé, des compétences obsolètes et des coordonnées périmées.
Fixez une durée de conservation. À son terme, supprimez les informations ou demandez au candidat, lorsque c’est approprié, s’il souhaite rester dans le vivier. Votre politique de conservation est l’endroit naturel pour consigner cette durée.
Ne conservez que l’utile
Vous n’avez probablement pas besoin de l’intégralité du dossier initial.
Les notes internes des personnes ayant mené les entretiens, d’anciennes évaluations et d’autres éléments collectés pour le premier poste ne sont pas nécessaires pour recontacter le candidat au sujet d’une nouvelle opportunité.
Appliquez la minimisation au vivier lui-même.
Facilitez la sortie
Les candidats doivent pouvoir vous indiquer simplement qu’ils ne souhaitent plus être considérés pour de futurs postes.
Lorsqu’une personne s’oppose ou retire son consentement, si c’est votre base, assurez-vous que la demande atteint tous les systèmes concernés.
Un vivier est une base de données, pas un dossier
Si votre « vivier » est simplement une boîte courriel contenant des années de candidatures, il est temps de l’organiser.
Définissez la finalité, la base légale, la durée, les droits d’accès et le processus de suppression, et traitez-le comme un traitement à part entière.
GDPRWise aide les employeurs à documenter séparément le recrutement et le vivier, pour que chaque activité ait une finalité, une base légale et une règle de conservation claires.
GDPRWise enregistre le recrutement et le vivier comme des activités distinctes, chacune avec sa base légale et sa règle de conservation.