Sie dürfen die nationale Identifikationsnummer eines Mitarbeiters (in Belgien die Nationalregisternummer, auch INSZ-Nummer genannt) nutzen, wenn das für die Personal- und Lohnverwaltung erforderlich und gesetzlich erlaubt ist. Aber nicht als allgemeine interne Kennung.
Wofür Sie sie brauchen
Arbeitgeber brauchen die Nummer unter anderem für Meldungen an die Sozialversicherung und für bestimmte Sozial- und Steuerdokumente. In Belgien ist das zum Beispiel die Dimona-Meldung, die den Arbeitnehmer identifiziert und die Verbindung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber festhält. Für bestimmte Personen ohne Nationalregisternummer vergibt die belgische Sozialversicherung eine BIS-Nummer.
Nutzen Sie die Nummer ausschließlich für die gesetzlichen oder administrativen Zwecke, für die Sie sie brauchen. Das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses gibt Ihnen kein allgemeines Recht, die Nummer in allen Ihren HR-Systemen zu verwenden.
Die Nummer ist keine besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO, aber eine besonders geschützte nationale Identifikationsnummer. Die belgische Datenschutzbehörde beschreibt die Nationalregisternummer als Kennung, deren Verwendung eine gesetzliche Grundlage oder Ermächtigung erfordert; andere Mitgliedstaaten kennen vergleichbare Beschränkungen für ihre nationale Nummer.
Was Sie nicht tun
Verwenden Sie die Nummer daher nicht als allgemeine Personalnummer, Benutzername, Passwort, sichtbare Nummer auf Ausweisen oder allgemeinen Schlüssel zur Verknüpfung von Dateien. Weisen Sie jedem Mitarbeiter eine separate interne Personalnummer zu.
Geben Sie die Nummer nur an Stellen weiter, die sie für einen zulässigen Zweck brauchen, etwa Ihr Lohnbüro oder eine zuständige Behörde.
Verschaffen Sie sich einen Überblick
Ordnen Sie jeden Speicherort und jede Weitergabe der Nummer einem gesetzlichen Zweck zu, und entfernen Sie sie aus Systemen, in denen eine interne Personalnummer ausreicht. Welche anderen Daten vom Personalausweis Sie übernehmen dürfen, lesen Sie in Welche Daten vom Personalausweis eines Mitarbeiters darf ich erfassen?
Rechtsgrundlage
Die Verwendung der Nummer unterliegt den Grundsätzen der Zweckbindung und Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO) und stützt sich auf eine rechtliche Verpflichtung als Rechtsgrundlage (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c und Absatz 3 DSGVO). Artikel 87 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, besondere Bedingungen für die Verarbeitung einer nationalen Kennziffer festzulegen, und Artikel 32 DSGVO verpflichtet Sie, sie angemessen zu sichern. In Belgien kommen das Gesetz vom 8. August 1983 zur Organisation eines Nationalregisters der natürlichen Personen sowie das Sozialversicherungs- und Steuerrecht hinzu.
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