Een goede kandidaat komt niet altijd op het juiste moment langs. Met een talent pool kunnen werkgevers contact houden met beloftevolle mensen en hen aanspreken zodra er een passende vacature is.
Vanuit GDPR-oogpunt is een talent pool echter geen toelating om elk cv te bewaren dat je ooit hebt ontvangen.
Bepaal waarvoor de talent pool dient
Begin met een helder doeleinde.
Bijvoorbeeld:
Gegevens bijhouden van mogelijk geschikte kandidaten zodat we hen kunnen contacteren over relevante toekomstige vacatures.
Dat is heel wat duidelijker dan sollicitantengegevens bewaren “voor HR-doeleinden”.
Een helder doeleinde helpt ook bepalen welke informatie je echt nodig hebt.
Beslis welke gegevens in de pool horen
Je hebt het volledige oorspronkelijke rekruteringsdossier waarschijnlijk niet nodig.
Een bruikbaar dossier in de talent pool bevat bijvoorbeeld:
- Naam
- Contactgegevens
- Relevante ervaring
- Vaardigheden
- Gewenste functies
- Locatie of beschikbaarheid
- Cv
- Datum waarop de kandidaat in de pool kwam
Uitgebreide gespreksnotities of assessments van een oude vacature zijn vaak niet nodig.
Kies de rechtsgrond
Twee rechtsgronden werken voor een talent pool: toestemming, of gerechtvaardigd belang met een gedocumenteerde belangenafweging. Toestemming past doorgaans bij occasionele aanwervingen; gerechtvaardigd belang past bij een werkgever die doorlopend rekruteert. Heb je toestemming nodig om een cv te bewaren? werkt beide uit, inclusief wat elke route je in de praktijk kost.
Twee zaken tellen, welke je ook kiest. Leg de beslissing en de redenering erachter vast, en zorg dat je privacyinformatie hetzelfde zegt als wat je besliste. Een pool die op toestemming steunt terwijl je verklaring gerechtvaardigd belang vermeldt, faalt op beide.
Zeg kandidaten wat er gebeurt
Kandidaten horen te weten:
- Dat ze in een talent pool worden opgenomen
- Waarom hun gegevens bewaard blijven
- Welke informatie je bijhoudt
- Hoelang je ze bijhoudt
- Wie er toegang toe heeft
- Of er externe rekruteringssystemen bij betrokken zijn
- Hoe ze hun GDPR-rechten kunnen uitoefenen
Steun je op toestemming, leg dan uit hoe die kan worden ingetrokken.
Bepaal een bewaartermijn
Talent pools zijn geen permanente archieven.
Kies een termijn die past bij je rekruteringsbehoefte. Verwijder de kandidaat op het einde daarvan, of vraag hem waar dat past of hij in de pool wil blijven.
Regelmatige herziening verbetert meteen ook de kwaliteit van je rekruteringsgegevens.
Houd de informatie accuraat
Mensen veranderen van job, verhuizen, behalen diploma’s en slaan een andere richting in.
Houd je kandidaatinformatie langere tijd bij, voorzie dan een manier om ze te actualiseren en overweeg periodieke controles.
Een verouderde talent pool is zowel een privacyprobleem als een slecht rekruteringsinstrument.
Beheer de toegang
Een talent pool kan honderden of duizenden cv’s bevatten.
Beperk de toegang tot medewerkers die ze echt nodig hebben voor rekrutering. Gebruik passende authenticatie, rechten en maatregelen voor toegangsbeheer.
Vermijd dat cv’s via informele mailketens circuleren wanneer er een beheerd rekruteringssysteem beschikbaar is.
Maak verwijderen eenvoudig
Wil iemand niet langer in de pool zitten, dan moet je organisatie zijn informatie kunnen vinden en verwijderen.
Dat betekent weten waar kopieën staan en hoe externe rekruteringspartners verwijderverzoeken behandelen.
Behandel je talent pool als een echte verwerkingsactiviteit
Documenteer het doeleinde, de gegevenscategorieën, de rechtsgrond, de ontvangers, de bewaartermijn en de beveiligingsmaatregelen in je verwerkingsregister.
GDPRWise helpt organisaties die elementen gestructureerd in kaart te brengen, zodat een talent pool een beheerd rekruteringsproces wordt in plaats van een vergeten map met oude cv’s.
GDPRWise documenteert het doeleinde, de rechtsgrond, de bewaartermijn en de beveiligingsmaatregelen achter je talent pool in één gestructureerd register.