Ein guter Bewerber kommt nicht immer zum richtigen Zeitpunkt. Ein Talentpool erlaubt Arbeitgebern, mit vielversprechenden Menschen in Kontakt zu bleiben und sie anzusprechen, sobald eine passende Stelle entsteht.
Aus Sicht der DSGVO ist ein Talentpool jedoch keine Erlaubnis, jeden je erhaltenen Lebenslauf aufzubewahren.
Legen Sie fest, wozu der Talentpool dient
Beginnen Sie mit einem klaren Zweck.
Zum Beispiel:
Daten potenziell geeigneter Bewerber vorhalten, um sie zu relevanten künftigen Stellen ansprechen zu können.
Das ist deutlich klarer als Bewerberdaten „zu Personalzwecken“ aufzubewahren.
Ein klarer Zweck hilft auch zu bestimmen, welche Informationen Sie wirklich brauchen.
Entscheiden Sie, welche Daten hineingehören
Die gesamte ursprüngliche Bewerbungsakte brauchen Sie wahrscheinlich nicht.
Ein nützlicher Talentpool-Datensatz kann enthalten:
- Name
- Kontaktdaten
- Relevante Erfahrung
- Fähigkeiten
- Gewünschte Rollen
- Ort oder Verfügbarkeit
- Lebenslauf
- Datum der Aufnahme in den Pool
Ausführliche Gesprächsnotizen oder Assessments aus einer alten Stelle sind oft nicht nötig.
Wählen Sie die Rechtsgrundlage
Für einen Talentpool funktionieren zwei Grundlagen: Einwilligung oder berechtigtes Interesse mit dokumentierter Interessenabwägung. Einwilligung passt eher zu gelegentlichen Einstellungen; berechtigtes Interesse zu einem Arbeitgeber, der laufend rekrutiert. Brauchen Sie eine Einwilligung, um einen Lebenslauf aufzubewahren? arbeitet beide durch, samt dem, was jeder Weg praktisch kostet.
Zwei Dinge zählen unabhängig von Ihrer Wahl. Halten Sie die Entscheidung und ihre Begründung fest, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Datenschutzinformation dasselbe sagt wie das, was Sie entschieden haben. Ein auf Einwilligung gestützter Pool, den ein Hinweis als berechtigtes Interesse beschreibt, scheitert an beidem.
Sagen Sie Bewerbern, was geschieht
Bewerber sollen wissen:
- Dass sie in einen Talentpool aufgenommen werden
- Warum ihre Daten aufbewahrt werden
- Welche Informationen Sie speichern
- Wie lange
- Wer Zugriff hat
- Ob externe Recruiting-Systeme beteiligt sind
- Wie sie ihre Rechte ausüben können
Stützen Sie sich auf Einwilligung, erklären Sie, wie sie widerrufen werden kann.
Setzen Sie eine Aufbewahrungsfrist
Talentpools sind keine dauerhaften Archive.
Wählen Sie eine Frist, die zu Ihrem Recruiting-Bedarf passt. Löschen Sie den Bewerber an deren Ende oder fragen Sie ihn, wo angemessen, ob er im Pool bleiben möchte.
Regelmäßige Überprüfung verbessert zugleich die Qualität Ihrer Recruiting-Daten.
Halten Sie die Informationen aktuell
Menschen wechseln den Job, ziehen um, erwerben Qualifikationen und ändern ihre berufliche Richtung.
Bewahren Sie Bewerberdaten längere Zeit auf, bieten Sie eine Möglichkeit zur Aktualisierung und erwägen Sie regelmäßige Prüfungen.
Ein veralteter Talentpool ist zugleich ein Datenschutzproblem und ein schlechtes Recruiting-Instrument.
Steuern Sie den Zugriff
Ein Talentpool kann Hunderte oder Tausende Lebensläufe enthalten.
Beschränken Sie den Zugriff auf Beschäftigte, die ihn wirklich brauchen. Nutzen Sie geeignete Authentifizierung, Berechtigungen und Maßnahmen der Zugriffskontrolle.
Vermeiden Sie, Lebensläufe über informelle Mailketten zu verteilen, wenn ein kontrolliertes Recruiting-System vorhanden ist.
Machen Sie die Löschung einfach
Möchte jemand nicht mehr im Pool sein, muss Ihre Organisation seine Daten finden und entfernen können.
Das setzt voraus zu wissen, wo Kopien liegen und wie externe Recruiting-Dienstleister Löschanfragen behandeln.
Behandeln Sie Ihren Talentpool als echte Verarbeitungstätigkeit
Dokumentieren Sie Zweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Empfänger, Aufbewahrung und Sicherheitsmaßnahmen in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis.
GDPRWise hilft Organisationen, diese Elemente strukturiert zu erfassen, damit ein Talentpool zum gesteuerten Recruiting-Prozess wird statt zum vergessenen Ordner alter Lebensläufe.
GDPRWise dokumentiert Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung und Sicherheitsmaßnahmen hinter Ihrem Talentpool in einem strukturierten Verzeichnis.