Wat zie je hier
Onder Mijn Bedrijf vind je het scherm Beheerders, met als ondertitel “Personen die toegang hebben tot dit bedrijfsaccount”. Per persoon zie je een rij met de datum Aangemaakt, de Laatste Log in en een of meer rolchips:
- Account Eigenaar: de persoon die het account heeft aangemaakt of die het eigenaarschap kreeg. Alleen deze rol kan anderen toegang geven.
- GDPR-coördinator: de persoon die binnen je bedrijf de GDPR-coördinatie (de GDPR wordt ook AVG genoemd) op zich neemt. De GDPR wil dat elk bedrijf iemand met deze taak heeft, en deze persoon wordt met naam vermeld in je wettelijk verplichte documentatie.
- Dossier-coördinator: iedereen die niet de Account Eigenaar of GDPR-coördinator is maar wel aan het dossier werkt.
- Agent: een rol voor mensen die namens een reseller of partner meewerken.
Naast de rol kan een rij een status tonen: Invitatie nog niet aanvaard, Inactief of Opgeschort door beheerder.
Wat wordt van je verwacht
- Nodig je collega’s uit. Klik op de knop + (Bijdrager toevoegen). In het venster Nodig bijkomende beheerder uit vul je onder Algemeen de gegevens in en onder Toegangsrechten de rol. Bevestig met Nodig uit. De persoon krijgt een e-mail en verschijnt in de lijst met de status Invitatie nog niet aanvaard tot die de uitnodiging aanvaardt.
- Wijs een GDPR-coördinator aan. Open het menu van de juiste rij en kies Maak GDPR Coordinator. Twijfel je wie dat moet zijn? Meestal is het de zaakvoerder of de persoon die het dossier het beste kent. Deze naam komt in je privacyverklaring en je verwerkingsregister.
- Geef de anderen de rol Dossier-coördinator. Wie meewerkt aan de dossiers maar geen eigenaar of GDPR-coördinator is, krijgt via Maak Dossier Coordinator de juiste rol. Met Verwijder Dossier Coordinator rol neem je die weer weg.
- Ruim op wanneer iemand vertrekt. Gebruik Maak inactief op dit account om iemand tijdelijk uit te schakelen, Activeer op dit account om dat terug te draaien, of Verwijder van dit account om de toegang definitief in te trekken. Een openstaande uitnodiging trek je in met Annuleer invitatie.
- Draag het eigenaarschap over als dat nodig is. Met Maak Account Eigenaar geef je het account door, bijvoorbeeld bij een wissel in het management.
Klaar ben je wanneer er een Account Eigenaar en een GDPR-coördinator zijn, iedereen die aan het dossier werkt een rol heeft en er geen rijen meer op Invitatie nog niet aanvaard staan.
Volgende stap
Meer achtergrond over wie welke rol krijgt lees je in team en rollen beheren. Wil je je team meenemen in de GDPR-basis, bekijk dan GDPR-bewustwording voor kleine teams. Met meerdere beheerders kun je op het Dashboard ook acties toewijzen aan een collega.
Bekijk de video
De video over Mijn Bedrijf legt de rollen en het beheerdersscherm kort uit: bekijk de video over Mijn Bedrijf.