Ce que vous voyez ici
Sous Mon entreprise, vous trouvez l’écran Administrateurs, sous-titré « Personnes ayant accès à ce compte entreprise ». Chaque personne a une ligne avec la date de Création, la Dernière connexion et une ou plusieurs puces de rôle :
- Propriétaire du compte : la personne qui a créé le compte ou en a reçu la propriété. Seul ce rôle peut donner accès à d’autres.
- Coordinateur RGPD : la personne qui prend en charge la coordination RGPD dans votre entreprise. Le RGPD veut que chaque entreprise ait quelqu’un pour cette tâche, et cette personne est nommée dans votre documentation légalement obligatoire.
- Coordinateur de dossier : toute personne qui n’est ni Propriétaire du compte ni Coordinateur RGPD mais qui travaille sur le dossier.
- Agent : un rôle pour les personnes qui collaborent au nom d’un revendeur ou d’un partenaire.
À côté du rôle, une ligne peut afficher un statut : Invitation pas encore acceptée, Inactif ou Suspendu par l’administrateur.
Ce qu’on attend de vous
- Invitez vos collègues. Cliquez sur le bouton + (Ajouter un contributeur). Dans la fenêtre Inviter un nouvel administrateur, complétez les données sous Général et le rôle sous Droits d’accès. Confirmez avec Inviter. La personne reçoit un e-mail et apparaît dans la liste avec le statut Invitation pas encore acceptée jusqu’à ce qu’elle accepte.
- Désignez un Coordinateur RGPD. Ouvrez le menu de la bonne ligne et choisissez Nommer Coordinateur RGPD. Vous hésitez sur la personne ? C’est généralement le gérant ou la personne qui connaît le mieux le dossier. Ce nom figure dans votre politique de confidentialité et votre registre des traitements.
- Donnez aux autres le rôle Coordinateur de dossier. Toute personne qui contribue aux dossiers sans être propriétaire ni Coordinateur RGPD reçoit le bon rôle via Nommer Coordinateur de dossier. Retirer le rôle Coordinateur de dossier le supprime à nouveau.
- Faites le ménage quand quelqu’un part. Utilisez Rendre inactif sur ce compte pour désactiver quelqu’un temporairement, Activer sur ce compte pour revenir en arrière, ou Retirer de ce compte pour révoquer l’accès définitivement. Une invitation en attente s’annule avec Annuler l’invitation.
- Transférez la propriété si nécessaire. Avec Nommer Propriétaire du compte, vous transmettez le compte, par exemple lors d’un changement de direction.
Vous avez terminé quand il y a un Propriétaire du compte et un Coordinateur RGPD, que chaque personne qui travaille sur le dossier a un rôle et qu’aucune ligne n’affiche encore Invitation pas encore acceptée.
Étape suivante
Plus de contexte sur qui reçoit quel rôle dans gérer votre équipe et les rôles. Vous voulez sensibiliser votre équipe aux bases du RGPD ? Voyez la sensibilisation RGPD pour petites équipes. Avec plusieurs administrateurs, vous pouvez aussi attribuer des actions du Tableau de bord à un collègue.
Regardez la vidéo
La vidéo Mon entreprise explique brièvement les rôles et l’écran des administrateurs. Elle est disponible en anglais : regardez la vidéo My Company.