Wat zie je hier
Rechtsboven in de app staat je naam, met daaronder het bedrijf waarin je op dit moment werkt en je rol, bijvoorbeeld (Admin). Klik erop en het profielmenu opent. Het bestaat uit drie delen.
Bovenaan staat je e-mailadres met een vlaggetje van je huidige taal, en daaronder de links Wijzig mijn profiel en Log uit.
In het midden staat onder Uw bedrijven de lijst van bedrijven waartoe je toegang hebt. Het bedrijf waarin je werkt staat bovenaan in je naamvak. Daaronder vind je Registeer nieuw bedrijf.
Onderaan staan de links naar de Privacy Verklaring en de Algemene Voorwaarden van GDPRWise.
Wat wordt van je verwacht
Je profiel wijzigen
Wijzig mijn profiel opent het venster Mijn Profiel met twee tabbladen.
Op Beheerder gegevens staan je Naam, je Email, het veld Taal en de optie Nieuwsbrief ontvangen, met daaronder de knop Wijzig wachtwoord. Klik na elke aanpassing op Bewaar.
- Naam. Zo verschijn je voor collega’s in het scherm Beheerders en in uitnodigingen.
- Email. Klik op Wijzig email om een nieuw adres in te vullen. GDPRWise stuurt een activeringsmail naar dat adres om te controleren dat het bestaat en van jou is. Zorg dat je erbij kunt voordat je bevestigt.
- Taal. Kies Nederlands, English, Français of Deutsch. De taal staat bij je eerste aanmelding al ingevuld: GDPRWise leidt ze af van het domein van je bedrijf. Elke gebruiker kiest daarna zijn eigen taal, ook als collega’s in hetzelfde bedrijf een andere gebruiken. De app schakelt meteen over na Bewaar. Je taal stuurt ook twee andere dingen: je notificatiemails komen aan in deze taal, en gegenereerde documenten zoals je privacyverklaring worden opgesteld in de taal die op dat moment in je profiel staat. Heb je een document in een tweede taal nodig, schakel dan tijdelijk van taal, genereer het opnieuw en schakel terug; beide versies blijven staan onder GDPR-documenten.
- Nieuwsbrief ontvangen. Zet aan of uit naar wens. Staat de optie geblokkeerd, dan is de nieuwsbrief uitgeschakeld na een teruggestuurde e-mail of een spammelding; support kan dat herstellen.
- Wijzig wachtwoord. Vul je huidige wachtwoord in, dan tweemaal het nieuwe, en klik op Bewaar.
Op Bedrijven zie je per bedrijf welke rol je hebt: Account Eigenaar, GDPR-coördinator of Dossier-coördinator. Ben je uitgenodigd maar heb je nog niet aanvaard, dan staat daar de melding Uitnodiging nog niet aanvaard met de knop Aanvaard uitnodiging. Pas na aanvaarden kun je meewerken aan dat dossier.
Wisselen tussen bedrijven
Werk je voor meerdere bedrijven, bijvoorbeeld als boekhouder of adviseur, dan klik je onder Uw bedrijven op de naam van het bedrijf waarnaar je wilt. Het dashboard, de dossiers en de documenten die je daarna ziet, horen bij dat bedrijf. Elk bedrijf heeft zijn eigen abonnement. Beheer je veel bedrijven tegelijk, dan is het scherm Bedrijven in beheer handiger.
Een nieuw bedrijf registreren
Met Registeer nieuw bedrijf start je een nieuw dossier voor een ander bedrijf, onder hetzelfde account. Je doorloopt dezelfde wizard als bij je eerste registratie. Het nieuwe bedrijf verschijnt daarna in de lijst Uw bedrijven.
Voorwaarden en privacy nalezen
Onderaan het menu staan Privacy Verklaring en Algemene Voorwaarden. Dat zijn de afspraken die op je account van toepassing zijn: wat GDPRWise met jouw gegevens en die van je dossier doet, en onder welke voorwaarden je de dienst gebruikt. Je hoeft er niet voor uit te loggen of naar de website te gaan; beide openen vanuit de app. Handig als je verwerkingsregister of je leveranciersdossier een verwijzing naar de afspraken met GDPRWise als verwerker nodig heeft. Dezelfde teksten staan ook op de website: privacyverklaring en algemene voorwaarden.
Uitloggen
Log uit sluit je sessie af. Op een gedeelde computer is dat de enige manier om te vermijden dat iemand anders je dossier ziet.
Klaar ben je wanneer de app in je taal verschijnt, het vlaggetje naast je e-mailadres die taal toont, en je onder Uw bedrijven elk bedrijf ziet waarvoor je werkt.
Volgende stap
Wil je collega’s toegang geven tot een dossier, dan doe je dat niet hier maar in het scherm Beheerders. Krijg je e-mails in een onverwachte taal, controleer dan eerst het veld Taal in je profiel. Lukt iets niet, neem dan contact op via hulp en support.