Was Sie hier sehen
Das Menü führt Datenaustauschvereinbarungen als eigenen Punkt, direkt unter DSGVO-Dokumente. Ein Klick darauf öffnet die Seite DSGVO-Dokumente mit dem aktiven Reiter Datenaustauschvereinbarungen. Es ist also kein eigener Bildschirm, sondern ein Reiter neben Kerndokumente, Vorlagen & Werkzeuge und Siegel & Widgets.
Dieser Reiter ist das Verzeichnis all Ihrer Vereinbarungen zur Datenweitergabe. Für jeden Dritten, mit dem Sie personenbezogene Daten teilen, und für jede Partei, die Daten mit Ihnen teilt, erwartet die DSGVO eine Vereinbarung, die festhält, wer der Verantwortliche ist, wer der Auftragsverarbeiter ist und um welche Daten es geht. GDPRWise erstellt diese Vereinbarung aus Ihrem Dossier und sendet der anderen Partei einen Link zur Prüfung. Die Zeilen stammen aus Prozesse, die wir mit anderen teilen und Prozesse, die andere teilen.
Jede Zeile zeigt den Dritten, den Prozess, die Richtung (Daten, die Sie teilen, oder Daten, die andere mit Ihnen teilen), die Anzahl der Datenelemente, den Status und das Dokument. Der Status ist einer der folgenden:
- Nicht gesendet: Die Vereinbarung ist erstellt, aber die Anfrage ist noch nicht verschickt.
- Ausstehend: Die Anfrage ist verschickt und die andere Partei hat noch nicht geantwortet. Der Link in ihrer E-Mail ist 30 Tage gültig.
- Änderungen angefragt: Die andere Partei hat um Änderungen gebeten. Sie sind am Zug.
- Angenommen: Eine Version der Vereinbarung wurde angenommen und festgehalten.
- Abgelehnt: Die andere Partei hat mit einer Begründung abgelehnt.
- Abgelaufen: Der Link ist abgelaufen, bevor die andere Partei geantwortet hat.
- Zurückgezogen: Sie haben die Anfrage zurückgezogen.
- Fehlgeschlagen: Die Anfrage-E-Mail konnte nicht zugestellt werden.
Bei einem Entwurf bietet die Dokumentspalte Entwurf anzeigen an. Sobald eine Anfrage gesendet wurde, öffnet das Dokumentsymbol die Vereinbarung selbst: die aktuelle Version, frühere Versionen mit ihren Änderungen und den Verlauf jeder Antwort, Nachricht und Entscheidung beider Seiten. Eine angenommene Version können Sie dort als PDF herunterladen. Haben Sie im Drittanbieter-Dossier angehakt, dass bereits eine Vereinbarung besteht, zum Beispiel die Standardvereinbarung, die Microsoft oder Google auf ihrer Website veröffentlichen, erstellt GDPRWise keine eigene Version.
Was von Ihnen erwartet wird
Der Reiter ist eine Übersicht, zeigt aber auch, wo Handlungsbedarf besteht:
- Prüfen Sie, ob jeder Dritte in Ihrem Dossier hier eine Vereinbarung hat. Zeigt eine Nicht gesendet, senden Sie die Anfrage aus dem Bildschirm für ausgehende Prozesse im Drittanbieter-Dossier.
- Öffnen Sie jede Vereinbarung mit Änderungen angefragt. Lesen Sie, worum die andere Partei bittet, und antworten Sie dann: Text bearbeiten, um den Wortlaut selbst anzupassen, Aus dem Dossier neu erstellen unter Weitere Aktionen, nachdem Sie das Dossier korrigiert haben, oder Eine Nachricht senden, wenn Worte genügen. Beim Bearbeiten müssen Sie Ich übernehme die Verantwortung bestätigen, weil GDPRWise nicht mehr für bearbeiteten Text einsteht.
- Bei einer Vereinbarung, die Ihnen ein anderes Unternehmen gesendet hat, bedeutet Ausstehend, dass es auf Ihre Antwort wartet. Öffnen Sie sie und nehmen Sie an, fragen Sie Änderungen an oder lehnen Sie ab.
- Bei Abgelaufen oder Fehlgeschlagen prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers auf der Karte im Drittanbieter-Dossier und senden Sie die Anfrage erneut. Bei Abgelehnt lesen Sie die Begründung, passen den Prozess oder den Text an und senden eine verbesserte Version.
- Laden Sie die angenommenen Versionen herunter und bewahren Sie sie bei Ihren Unterlagen auf. Bei einer Prüfung durch die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde sind das angenommene PDF und der Annahmenachweis (wer welche Version wann angenommen hat) Ihr Beleg.
Den vollständigen Ablauf, einschließlich dessen, was die andere Partei sieht, erklärt Vereinbarungen zur Datenweitergabe in GDPRWise: senden, verhandeln, annehmen. Wie überall in GDPRWise wird alles automatisch gespeichert.
Nächster Schritt
Zeigt jeder Dritte Angenommen oder eine bestehende Vereinbarung, die Sie selbst erfasst haben, ist dieser Reiter fertig. Wechseln Sie dann auf derselben Seite zum Reiter Kerndokumente, um Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen; auch diese Dokumente greifen auf Ihr Drittanbieter-Dossier zurück. Warum Sie mit jeder Partei eine Vereinbarung brauchen, lesen Sie in Ihr Drittanbieter-Dossier: Mit wem werden Daten geteilt?.
Video ansehen
Das Video zum Drittanbieter-Dossier zeigt, wie eine Vereinbarung aus dem Dossier erstellt und gesendet wird. Das Video ist auf Englisch verfügbar: Video zum Drittanbieter-Dossier ansehen.