Was Sie hier sehen
Sie erreichen diesen Bildschirm über das Menü unter Mein Drittparteiendossier, erster Punkt Prozesse, die wir teilen. Der Seitentitel lautet Prozesse, die wir mit anderen teilen.
Jedes Unternehmen arbeitet mit anderen zusammen: Lieferanten, IT-Partner, ein Steuerberater, ein Lohnabrechnungsdienst. Vielleicht haben Sie nie darüber nachgedacht, aber dabei teilen Sie oft personenbezogene Daten. Geben Sie Kundenrechnungen an Ihren Steuerberater weiter, teilen Sie die personenbezogenen Daten auf diesen Rechnungen. Ihr IT-Partner hat vielleicht Zugriff auf Ihre Website und die Daten darin. Und in Online-Tools wie Facebook, Instagram, Office 365, Odoo, WhatsApp, Google Analytics, ChatGPT oder Zoom tippen Sie regelmäßig den Namen und die Telefonnummer eines Kunden ein. Das ist völlig normal, aber die DSGVO erwartet, dass Sie diese Verarbeitungstätigkeiten und Dritten in Ihrem Dossier festhalten.
Oben stehen die Prozesse, die Sie bereits hinzugefügt haben, jeweils mit dem Partnerunternehmen und dem Status der Vereinbarung über die gemeinsame Nutzung von Daten. Darunter bietet Erwägen Sie das Hinzufügen von fertige Karten an, etwa Buchhaltung, Lohnabrechnung, IT-Support, Social Media - Facebook / Instagram, Website-Analyse, Vertrieb / CRM-Plattform, Zahlungspartner und KI-gestützte Inhaltserstellung. Haben Sie noch nichts hinzugefügt, sehen Sie Sie haben noch keine Prozesse hinzugefügt!
Eine Karte kann einen dieser Hinweise tragen:
- Nicht gesendet: Sie haben die Anfrage zur Vereinbarung noch nicht gesendet.
- Ausstehend seit einem Datum, mit Link gültig bis: Der Dritte hat noch nicht geantwortet. Der Link in seiner E-Mail ist 30 Tage gültig; läuft er ab, senden Sie die Anfrage erneut.
- Änderungen angefragt: Der Dritte hat um Änderungen gebeten. Antworten Sie mit einer neuen Version oder einer Nachricht in der Vereinbarung.
- Abgelehnt durch Drittpartei, eventuell mit seinem Kommentar. Sobald Sie eine verbesserte Version senden, zeigt die Karte Am Datum abgelehnt, verbesserte Version gesendet.
- Die Anfrage-E-Mail konnte nicht zugestellt werden: Prüfen Sie die Kontaktdaten und senden Sie die Anfrage erneut.
- KI Entdeckt: Dieser Dritte wurde automatisch auf Ihrer Website erkannt.
- Eingestellt am: Die Anfrage wurde eingestellt.
Was von Ihnen erwartet wird
- Klicken Sie auf eine vorgeschlagene Karte, um den Prozess in Ihr Dossier aufzunehmen. Fehlt, was Sie brauchen, nutzen Sie die Kachel Weitere Prozesse… für die vollständige Liste oder erstellen Sie einen eigenen Prozess.
- Prüfen Sie die Datenelemente auf der Karte: Entsprechen sie den Daten, die Sie tatsächlich teilen? Passen Sie sie bei Bedarf an.
- Wählen Sie den Dritten aus der Liste aus oder geben Sie seine Daten ein.
- Entscheiden Sie, was mit der Vereinbarung zur Datenweitergabe geschieht. GDPRWise kann dem Dritten eine Anfrage zur Zustimmung senden. Sie sehen sie zuerst, mit den Reitern E-Mail-Vorschau und Vereinbarungsvorschau. Die E-Mail geht mit einem Link an den Datenschutzkontakt des Dritten; er kann ohne GDPRWise-Konto prüfen und antworten. Möchten Sie lieber abwarten, oder hat die Partei bereits eine Vereinbarung, haken Sie das Kästchen an, dass schon eine Vereinbarung besteht. Bei großen Anbietern wie Microsoft oder Google, die ihre eigene Vereinbarung veröffentlichen, gibt Ihnen die App zuerst einen Hinweis und bietet Stattdessen deren DSA erfassen oder Trotzdem senden an.
- Zeigt eine Karte Änderungen angefragt, klicken Sie auf ihr Dokumentsymbol, um die Vereinbarung zu öffnen. Lesen Sie die Anfrage im Verlauf und antworten Sie mit Text bearbeiten, mit Aus dem Dossier neu erstellen unter Weitere Aktionen oder mit Eine Nachricht senden. Wie die Versionen und die Annahme funktionieren, erklärt Vereinbarungen zur Datenweitergabe in GDPRWise: senden, verhandeln, annehmen.
- Trifft ein Prozess doch nicht zu, löschen Sie ihn. Eine Anfrage, die nicht mehr relevant ist, können Sie auf der Karte einstellen; die App bittet Sie zuerst um Bestätigung.
Sie müssen das nicht in einem Zug erledigen. Fangen Sie heute an, lassen Sie es etwas ruhen und vervollständigen Sie es später. Alles wird automatisch gespeichert.
Nächster Schritt
Sobald jede Karte eine angenommene Vereinbarung zeigt, ist dieser Bildschirm fertig. Eingestellte Anfragen bleiben über den Link Eingestellte Anfragen unten auf der Seite erreichbar. Erhält Ihr Unternehmen Daten von anderen, etwa wenn Sie Dienstleistungen für einen Kunden erbringen, gehen Sie zu Prozesse, die andere teilen. Die erstellten Vereinbarungen sind im Reiter Datenaustauschvereinbarungen unter DSGVO-Dokumente gesammelt. Für den Hintergrund lesen Sie Ihr Drittanbieter-Dossier: Mit wem werden Daten geteilt?.
Video ansehen
In zwei Minuten sehen Sie, wie das Drittanbieter-Dossier aufgebaut wird und wie eine Vereinbarung gesendet wird. Das Video ist auf Englisch verfügbar: Video zum Drittanbieter-Dossier ansehen.