Ce que vous voyez ici
Le menu affiche Accord de partage de données comme élément distinct, juste sous Documents RGPD. En cliquant dessus, l’application ouvre la page Documents RGPD avec l’onglet Accords de partage de données actif. Ce n’est donc pas un écran à part, mais un onglet à côté de Documents principaux, Modèles et outils et Sceaux et widgets.
Cet onglet est le registre de tous vos accords de partage de données. Pour chaque tiers avec qui vous partagez des données personnelles, et pour chaque partie qui partage des données avec vous, le RGPD attend un accord qui précise qui est responsable du traitement, qui est sous-traitant et quelles données sont concernées. GDPRWise rédige cet accord à partir de votre dossier et envoie à l’autre partie un lien pour le relire. Les lignes proviennent des écrans Processus que nous partageons avec d’autres et Processus que d’autres partagent avec nous.
Chaque ligne affiche le tiers, le processus, la Direction (données que vous partagez ou que d’autres partagent avec vous), le nombre d’éléments de données, le Statut et le Document. Le statut est l’un des suivants :
- Non envoyé : l’accord est rédigé, mais la demande n’est pas encore partie.
- En cours : la demande est envoyée et l’autre partie n’a pas encore répondu. Le lien de son e-mail est valable 30 jours.
- Modifications demandées : l’autre partie a demandé des modifications. C’est à vous.
- Accepté : une version de l’accord a été acceptée et enregistrée.
- Refusé : l’autre partie a refusé, avec une raison.
- Expiré : le lien a expiré avant la réponse de l’autre partie.
- Retiré : vous avez retiré la demande.
- Échec : l’e-mail de demande n’a pas pu être remis.
Pour un brouillon, la colonne Document propose Aperçu brouillon. Une fois la demande envoyée, l’icône du document ouvre l’accord lui-même : la version actuelle, les versions précédentes avec leurs modifications, et l’historique de chaque réponse, message et décision des deux côtés. Une version acceptée s’y télécharge en PDF. Si vous avez coché dans le dossier tiers qu’un accord existe déjà, par exemple l’accord standard que Microsoft ou Google publient sur leur site, GDPRWise n’en génère pas de version propre.
Ce qu’on attend de vous
L’onglet est une vue d’ensemble, mais il montre aussi où une action est nécessaire :
- Vérifiez que chaque tiers de votre dossier y possède un accord. S’il affiche Non envoyé, envoyez la demande depuis l’écran sortant du dossier tiers.
- Ouvrez chaque accord marqué Modifications demandées. Lisez ce que demande l’autre partie, puis répondez : Modifier le texte pour adapter vous-même la formulation, Régénérer à partir du dossier sous Plus d’actions après avoir corrigé le dossier, ou Envoyer un message si des mots suffisent. La modification vous demande de confirmer J’en prends la responsabilité, car GDPRWise ne garantit plus un texte modifié.
- Pour un accord qu’une autre entreprise vous a envoyé, En cours signifie qu’elle attend votre réponse. Ouvrez-le et acceptez, demandez des modifications ou refusez.
- Pour Expiré ou Échec, vérifiez l’adresse e-mail du destinataire sur la carte dans le dossier tiers et renvoyez la demande. Pour Refusé, lisez la raison, adaptez le processus ou le texte et envoyez une version améliorée.
- Téléchargez les versions acceptées et conservez-les dans vos archives. Lors d’un contrôle de l’APD ou de la CNIL, le PDF accepté et la trace de l’acceptation (qui a accepté quelle version, et quand) constituent votre preuve.
Le déroulement complet, y compris ce que voit l’autre partie, est expliqué dans Accords de partage de données dans GDPRWise : envoyer, négocier, accepter. Comme partout dans GDPRWise, tout est enregistré automatiquement.
Étape suivante
Quand chaque tiers affiche Accepté, ou un accord existant que vous avez enregistré vous-même, cet onglet est terminé. Passez ensuite à l’onglet Documents principaux sur la même page pour générer votre politique de confidentialité et votre registre des traitements ; ces documents s’appuient aussi sur votre dossier tiers. Pour comprendre pourquoi un accord est nécessaire avec chaque partie, lisez Votre dossier tiers : avec qui les données sont-elles partagées ?.
Regardez la vidéo
La vidéo du dossier tiers montre comment un accord est rédigé à partir du dossier et envoyé. Elle est disponible en anglais : regarder la vidéo du dossier tiers.