Was Sie hier sehen
Dieser Bildschirm befindet sich unter Mein Kundendossier, Reiter Prozesse. Die Überschrift lautet “Kundenbezogene Prozesse”, und der Einleitungstext bittet Sie, die Interaktionen mit Ihren Kunden und die Daten zu bestätigen, die Sie dabei verwenden.
Die DSGVO verlangt, dass Sie einen Überblick über die personenbezogenen Daten haben, die Ihr Unternehmen verarbeitet, und diese im Griff behalten. Auf diesem Bildschirm halten Sie das für Ihre Kunden fest.
Der Bildschirm besteht aus zwei Teilen:
- Ihre eigenen Prozesse oben, als Karten. Jede Karte zeigt den Namen und die Beschreibung des Prozesses und darunter die zugehörigen Datenelemente, zum Beispiel “Name des Kunden”, “Wohnadresse” oder “Zahlungsübersicht, Kundenkonto”. Ein frisch hinzugefügter Prozess zeigt rechts die Schaltfläche Überprüfen und bestätigen, mit dem Hinweis, dass dieser Prozess für Sie hinzugefügt wurde und Sie ihn überprüfen sollten.
- Erwägen Sie das Hinzufügen von unten. Passend zu Ihrer Branche stehen hier Prozesse für Sie bereit, gruppiert unter “Priorität für Ihren Plan” und “Ebenfalls für Sie vorgeschlagen”. Denken Sie an “Kundenakquise”, “Kunden-Newsletter / Werbung” oder “Karten- oder App-Zahlungen von Kunden”. Ganz unten finden Sie die Kachel Weitere Prozesse…, um aus der erweiterten Liste zu wählen oder einen eigenen Prozess anzulegen.
Haben Sie noch nichts hinzugefügt, steht oben die Meldung “Sie haben noch keine Prozesse hinzugefügt!” mit dem Hinweis, dass Sie ganz einfach einen aus der Liste darunter hinzufügen können.
Sind Sie über den Website-Scan hierher gekommen, weist der Bildschirm Sie auf die Scan-Ergebnisse hin, die noch in Ihr Kundendossier gehören. Mit Im Dossier ansehen gelangen Sie direkt dorthin.
Was von Ihnen erwartet wird
- Fügen Sie die Prozesse hinzu, die für Ihr Unternehmen gelten. Klicken Sie auf eine vorgeschlagene Karte. Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern: Allgemein (Prozessname, Beschreibung, Zweck, Rechtsgrundlage, optional eine Notiz) und Datenelemente. Mit Weiter gelangen Sie zu den Datenelementen.
- Prüfen Sie die Datenelemente auf jeder Karte. Kontrollieren Sie, ob die aufgeführten Elemente dem entsprechen, was Sie wirklich verwenden. Ergänzen Sie Elemente aus der Vorschlagsliste oder der Bibliothek, oder legen Sie eigene an, wenn etwas fehlt. Bestätigen Sie anschließend mit Überprüfen und bestätigen.
- Entfernen Sie, was nicht zutrifft. Einen Prozess, den es in Ihrem Unternehmen nicht gibt, löschen Sie einfach über das Papierkorb-Symbol auf der Karte. Der Bildschirm fragt Sie, ob Sie das Löschen bestätigen.
- Lassen Sie sich Zeit. Alles wird automatisch gespeichert. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen: Fangen Sie an und kommen Sie in ein paar Tagen zurück, um nachzuschärfen.
Unsicher, welche Prozesse Sie dokumentieren sollen? Lesen Sie Welche Prozesse müssen Sie dokumentieren?. Wie Sie die Reihenfolge Ihrer Karten ändern, erfahren Sie unter Prozesse in GDPRWise neu ordnen und sortieren.
Der Bildschirm ist fertig, wenn der Hinweis auf fehlende Prozesse verschwunden ist, jede Karte bestätigte Datenelemente zeigt und keine Schaltfläche Überprüfen und bestätigen mehr offen ist. Die zugehörige Aktion auf Ihrem Dashboard springt dann auf “Erledigt”.
Nächster Schritt
Wechseln Sie im selben Dossier zum Reiter Systeme und erfassen Sie die Software, die Sie für Ihre Kundeninteraktionen nutzen. Sind Cloud- oder SaaS-Tools darunter, tragen Sie den Anbieter auch in Mein Drittparteiendossier ein. Was Sie hier ausfüllen, bildet die Grundlage für Ihr Verarbeitungsverzeichnis und Ihre Datenschutzerklärung auf der Seite DSGVO-Dokumente. Wie alles zusammenhängt, erklärt Was steckt in Ihrem GDPRWise-Dossier?.
Sehen Sie sich das Video an
In anderthalb Minuten sehen Sie, wie Sie Ihr Kundendossier aufbauen, von den vorgeschlagenen Prozessen bis zur Prüfung der Datenelemente. Das Video ist auf Englisch verfügbar.