Was Sie hier sehen
Dieser Bildschirm befindet sich unter Mein Mitarbeiterdossier, Reiter Prozesse. Die Überschrift lautet “Personalbezogene Prozesse”, und der Einleitungstext bittet Sie, die Interaktionen mit Ihren Mitarbeitern und die Daten zu bestätigen, die Sie dabei verwenden.
Die DSGVO verlangt einen guten Überblick über alle personenbezogenen Daten, die Sie verwenden, auch über die Ihrer Mitarbeitenden. Sie werden merken, dass das eine ganze Menge ist: Sozialversicherungs- oder Steuer-ID, Gehalt, Bankverbindung, Familienstand, Krankmeldungen. Zu wissen, welche Daten Sie verwenden, ist der erste Schritt, um sorgfältig damit umzugehen.
Der Bildschirm funktioniert wie das Kundendossier:
- Ihre eigenen Prozesse oben, als Karten mit Name, Beschreibung und den zugehörigen Datenelementen.
- Erwägen Sie das Hinzufügen von unten, mit den gängigsten HR-Prozessen, die für Sie bereitstehen: “Einstellung von Mitarbeitenden”, Lohnabrechnung und Vergütung, Zeiterfassung, Arbeitsunfallversicherung, Kommunikation mit Beteiligten. Sie sind gruppiert unter “Priorität für Ihren Plan” und “Ebenfalls für Sie vorgeschlagen”.
- Die Kachel Weitere Prozesse…, um aus der erweiterten Liste zu wählen oder einen eigenen Prozess anzulegen.
Solange Sie noch nichts hinzugefügt haben, steht oben auf dem Bildschirm “Sie haben noch keine Prozesse hinzugefügt!” mit dem Hinweis, einen aus der Liste auszuwählen.
Anders als im Kundendossier sehen Sie hier keine Scan-Ergebnisse: Der Website-Scan sagt nichts darüber aus, wie Sie Personaldaten verarbeiten.
Was von Ihnen erwartet wird
- Klicken Sie jeden Prozess an, den es in Ihrem Unternehmen gibt. Es öffnet sich ein Fenster, zum Beispiel “Einstellung von Mitarbeitenden zu meinem Dossier hinzufügen”, mit den Reitern Allgemein und Datenelemente. Unter Allgemein sind Prozessname, Beschreibung, Zweck (zum Beispiel “Geeignetes Personal sicherstellen”) und Rechtsgrundlage (zum Beispiel “Berechtigte Interessen”) vorausgefüllt. Sie können eine Notiz ergänzen. Mit Weiter gelangen Sie zu den Datenelementen.
- Sorgen Sie dafür, dass die Liste der Datenelemente stimmt. Prüfen Sie, ob die Elemente widerspiegeln, welche personenbezogenen Daten Sie über Ihre Mitarbeitenden wirklich verwenden. Ergänzen Sie aus den Vorschlägen oder der Bibliothek, oder legen Sie ein eigenes Element an. Bestätigen Sie mit Überprüfen und bestätigen.
- Bitten Sie Ihren Lohnabrechnungsdienstleister um Hilfe. Er weiß genau, welche Daten er für Sie bei Gehaltsberechnungen und Meldungen verarbeitet. Denken Sie daran, ihn auch in Ihrem Drittanbieter-Dossier einzutragen.
- Prüfen Sie die erweiterte Liste noch einmal über Weitere Prozesse… auf Vollständigkeit. Einen Prozess, der für Ihr Unternehmen nicht zutrifft, löschen Sie über das Papierkorb-Symbol.
Keine Mitarbeitenden? Sehen Sie sich die Liste trotzdem an. Sie verarbeiten auch personenbezogene Daten von Freiberuflern, Geschäftsführern oder Praktikanten.
Alles wird automatisch gespeichert, sodass Sie in kurzen Etappen arbeiten können.
Der Bildschirm ist fertig, wenn der Hinweis auf fehlende Prozesse verschwunden ist und keine Karte mehr auf Überprüfen und bestätigen wartet.
Nächster Schritt
Wechseln Sie zum Reiter Systeme und erfassen Sie die Software, die Sie für Ihre Personalverwaltung nutzen. Was Sie hier bestätigen, bildet die Grundlage für die “Datenschutzerklärung für Mitarbeiter” und das Personalverzeichnis auf der Seite DSGVO-Dokumente. Mehr dazu in Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter und Welche Prozesse müssen Sie dokumentieren?.
Sehen Sie sich das Video an
In weniger als einer Minute sehen Sie, wie Sie einen HR-Prozess hinzufügen und die Datenelemente Ihrer Mitarbeitenden prüfen. Das Video ist auf Englisch verfügbar.