Was Sie hier sehen
Dieser Bildschirm befindet sich unter Mein Mitarbeiterdossier, Reiter Systeme. Die Überschrift lautet “Personalbezogene Systeme”, und der Einleitungstext fragt, ob Sie bestimmte Softwarepakete zur Verwaltung Ihrer personalbezogenen Aktivitäten verwenden.
Der Reiter Prozesse beschreibt, was Sie mit Personaldaten tun. Dieser Bildschirm beschreibt, wo diese Daten liegen. Die DSGVO erwartet, dass Sie beide Überblicke haben.
Jedes System ist eine Karte mit einem Namen und einer kurzen Beschreibung sowie zwei Feldern:
- Anbieter, zum Beispiel der Name Ihres Lohnabrechnungsdienstleisters oder Microsoft.com
- Bereitstellung, zum Beispiel “Public Cloud”
Unter Ihren eigenen Karten befindet sich Erwägen Sie das Hinzufügen von mit Systemen, die wir für Ihre Branche vorbereitet haben. Ganz unten finden Sie die Kachel Ein weiteres System hinzufügen, um aus der erweiterten Liste zu wählen oder ein eigenes System anzulegen.
Haben Sie noch nichts hinzugefügt, weist Sie oben eine Warnung darauf hin, dass das Dossier noch leer ist.
Was von Ihnen erwartet wird
- Gehen Sie Ihre HR-Software durch. Denken Sie an das Portal Ihres Lohnabrechnungsdienstleisters, Ihr Zeiterfassungs- oder Stempelsystem, das Planungstool, Ihr E-Mail-Programm und den Ordner mit Personalakten in der Cloud. Auch eine Tabelle mit Gehältern auf einem geteilten Laufwerk zählt dazu.
- Fügen Sie jedes System hinzu. Klicken Sie auf eine vorgeschlagene Karte oder nutzen Sie Ein weiteres System hinzufügen. Ergänzen Sie Anbieter und Bereitstellung, wenn sie noch leer sind.
- Entfernen Sie, was nicht stimmt. Eine hinzugefügte Karte, die Sie in Wirklichkeit nicht nutzen, löschen Sie über das Papierkorb-Symbol. Der Bildschirm fragt Sie, ob Sie das bestätigen.
- Tragen Sie die Anbieter auch in Ihr Drittanbieter-Dossier ein. Jedes Cloud- oder SaaS-Tool, in das Sie Mitarbeiterdaten eingeben, ist eine Drittpartei, die Daten von Ihnen erhält. Ihr Lohnabrechnungsdienstleister ist das deutlichste Beispiel. Wie Sie das dokumentieren, erklärt Ihr Drittanbieter-Dossier: Mit wem werden Daten geteilt?.
Alles wird automatisch gespeichert. Sie müssen das nicht in einem Durchgang erledigen.
Der Bildschirm ist fertig, wenn jedes Tool, das mit Personaldaten in Berührung kommt, eine Karte mit Anbieter und Bereitstellung hat und die Warnung über das leere Dossier verschwunden ist.
Nächster Schritt
Gehen Sie zu Mein Drittparteiendossier und fügen Sie die Anbieter hinzu, die Sie hier notiert haben. Danach können Sie auf der Seite DSGVO-Dokumente Ihre “Datenschutzerklärung für Mitarbeiter” erstellen, die die Systeme und Prozesse in diesem Dossier widerspiegelt. Mehr über diese Erklärung lesen Sie in Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter.
Sehen Sie sich das Video an
Das Video zum Mitarbeiterdossier zeigt, wie Prozesse und Systeme zusammen den Überblick über die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden bilden. Das Video ist auf Englisch verfügbar.