Wat zie je hier
Je vindt dit scherm onder Mijn Personeel Dossier, tab Systemen. De titel luidt “Personeel gerelateerde systemen” en de intro vraagt: “Gebruikt u specifieke softwarepakketten om uw personeelsadministratie te voeren?”
De tab Processen beschrijft wat je met personeelsgegevens doet. Dit scherm beschrijft waarin die gegevens zitten. De GDPR (AVG) verwacht dat je beide overzichten hebt.
Elk systeem staat als een kaart met een naam en korte beschrijving, en twee velden:
- Systeem leverancier, bijvoorbeeld de naam van je sociaal secretariaat of Microsoft.com
- Type, bijvoorbeeld “Publieke cloud”
Onder je eigen kaarten staat Overweeg toe te voegen met systemen die we voor jouw sector klaarzetten. Onderaan vind je de tegel Voeg een ander systeem toe om te kiezen uit de uitgebreide lijst of een eigen systeem aan te maken.
Heb je nog niets toegevoegd, dan staat bovenaan een waarschuwing dat je dossier nog leeg is.
Wat wordt van je verwacht
- Loop je HR-software af. Denk aan het portaal van je sociaal secretariaat, je tijdsregistratie of prikklok, de planningstool, je mailprogramma en de map met personeelsdossiers in de cloud. Ook een Excel met lonen op een gedeelde schijf telt.
- Voeg elk systeem toe. Klik op een voorgestelde kaart of gebruik Voeg een ander systeem toe. Vul leverancier en type in als die nog leeg zijn.
- Verwijder wat niet klopt. Een toegevoegde kaart die je toch niet gebruikt, haal je weg via het prullenbakje. Het scherm vraagt “Ben je zeker dat je dit systeem wil verwijderen?”.
- Zet de leveranciers ook in je derden dossier. Elke cloud- of SaaS-tool waarin je gegevens van medewerkers ingeeft, is een derde partij die gegevens van jou ontvangt. Je sociaal secretariaat is daar het duidelijkste voorbeeld van. Hoe je dat documenteert, lees je in Je Derden Dossier.
Alles wordt automatisch opgeslagen. Je hoeft dit niet in één keer af te werken.
Het scherm is klaar als elke tool die personeelsgegevens raakt een kaart heeft met leverancier en type, en de waarschuwing over een leeg dossier weg is.
Volgende stap
Ga naar Mijn Derden Dossier en voeg de leveranciers toe die je hier hebt genoteerd. Daarna kun je op de pagina GDPR Documenten je “Privacy Verklaring Personeel” genereren, die de systemen en processen uit dit dossier weerspiegelt. Meer over die verklaring lees je in Personeelsprivacybeleid.
Bekijk de video
De video over het personeelsdossier toont hoe de processen en systemen samen het overzicht vormen van de persoonsgegevens van je medewerkers.