Ce que vous voyez ici
Cet écran se trouve sous Mon dossier personnel, onglet Systèmes. Le titre indique « Systèmes liés au personnel » et l’introduction demande si vous utilisez des logiciels spécifiques pour votre administration du personnel.
L’onglet Processus décrit ce que vous faites avec les données du personnel. Cet écran décrit où ces données se trouvent. Le RGPD attend que vous ayez les deux vues d’ensemble.
Chaque système est une carte avec un nom et une courte description, et deux champs :
- Fournisseur du système, par exemple le nom de votre secrétariat social ou Microsoft.com
- Type, par exemple « Cloud public »
Sous vos propres cartes se trouve À envisager avec les systèmes que nous avons préparés pour votre secteur. En bas, la tuile Ajouter un autre système permet de choisir dans la liste étendue ou de créer votre propre système.
Si vous n’avez encore rien ajouté, un avertissement en haut indique que le dossier est encore vide.
Ce qu’on attend de vous
- Passez vos logiciels RH en revue. Pensez au portail de votre secrétariat social, à votre pointeuse ou enregistrement du temps, à l’outil de planning, à votre messagerie et au dossier contenant les fichiers du personnel dans le cloud. Un tableur avec les salaires sur un disque partagé compte aussi.
- Ajoutez chaque système. Cliquez sur une carte suggérée ou utilisez Ajouter un autre système. Indiquez fournisseur et type s’ils sont encore vides.
- Supprimez ce qui est incorrect. Une carte ajoutée que vous n’utilisez pas en réalité se supprime via l’icône corbeille. L’écran vous demande de confirmer.
- Reportez aussi les fournisseurs dans votre dossier tiers. Chaque outil cloud ou SaaS dans lequel vous saisissez des données de collaborateurs est un tiers qui reçoit des données de votre part. Votre secrétariat social en est l’exemple le plus clair. La façon de le documenter est expliquée dans Votre dossier tiers.
Tout est enregistré automatiquement. Vous n’avez pas besoin de terminer en une seule fois.
L’écran est terminé quand chaque outil touchant aux données du personnel a une carte avec fournisseur et type, et que l’avertissement de dossier vide a disparu.
Étape suivante
Allez dans Mon dossier tiers et ajoutez les fournisseurs que vous avez notés ici. Vous pourrez ensuite générer votre « Politique de confidentialité personnel » sur la page Documents RGPD, qui reflète les systèmes et processus de ce dossier. Plus d’informations sur cette politique dans Politique de confidentialité pour les employés.
Regardez la vidéo
La vidéo sur le dossier personnel montre comment processus et systèmes forment ensemble la vue d’ensemble des données personnelles de vos collaborateurs. Elle est disponible en anglais.