Ce que vous voyez ici
Vous atteignez cet écran depuis le menu Mon dossier tiers, premier élément Processus que nous partageons. Le titre de la page est Processus que nous partageons avec d’autres.
Toute entreprise travaille avec d’autres : fournisseurs, partenaires IT, comptable, secrétariat social. Vous n’y avez peut-être jamais pensé, mais vous partagez souvent des données personnelles au passage. Quand vous transmettez vos factures clients à votre comptable, vous partagez les données personnelles qui y figurent. Votre partenaire IT a peut-être accès à votre site web et aux données qu’il contient. Et dans des outils en ligne comme Facebook, Instagram, Office 365, Odoo, WhatsApp, Google Analytics, ChatGPT ou Zoom, vous saisissez régulièrement le nom et le numéro de téléphone d’un client. C’est tout à fait normal, mais le RGPD attend que vous consigniez ces traitements et ces tiers dans votre dossier.
En haut se trouvent les processus déjà ajoutés, chacun avec le nom de l’entreprise partenaire et le statut de l’accord de traitement. En dessous, la section À envisager propose des cartes prêtes à l’emploi : comptabilité, paie, support IT, réseaux sociaux Facebook / Instagram, analytique web, plateforme CRM, partenaire de paiement, création de contenu assistée par IA. Si vous n’avez encore rien ajouté, vous voyez le message indiquant que vous n’avez pas encore ajouté de processus.
Une carte peut porter l’une de ces mentions :
- Pas encore envoyé : vous n’avez pas encore envoyé la demande d’accord.
- En attente depuis une date, avec Lien valable jusqu’au : le tiers n’a pas encore répondu. Le lien de son e-mail est valable 30 jours ; s’il expire, renvoyez la demande.
- Modifications demandées : le tiers a demandé des modifications. Répondez par une nouvelle version ou un message dans l’accord.
- Refusé par le tiers, éventuellement avec son commentaire. Si vous envoyez une version améliorée, la carte indique Refusé le une date, version améliorée envoyée.
- L’e-mail de demande n’a pas pu être remis : vérifiez les coordonnées et renvoyez la demande.
- Détecté par l’IA : ce tiers a été repéré automatiquement sur votre site web.
- Arrêté le : la demande a été arrêtée.
Ce qu’on attend de vous
- Cliquez sur une carte suggérée pour ajouter le processus à votre dossier. S’il manque ce que vous cherchez, utilisez la tuile Plus de processus… pour la liste complète ou créez votre propre processus.
- Vérifiez les éléments de données sur la carte : reflètent-ils les données que vous partagez réellement ? Ajustez si nécessaire.
- Sélectionnez le tiers dans la liste ou saisissez ses coordonnées.
- Décidez quoi faire de l’accord de traitement. GDPRWise peut envoyer une demande au tiers pour approbation. Vous la voyez d’abord en aperçu, avec les onglets Aperçu de l’e-mail et Aperçu de l’accord. L’e-mail part avec un lien vers le contact vie privée du tiers ; celui-ci peut relire et répondre sans compte GDPRWise. Si vous préférez attendre, ou si un accord existe déjà, cochez la case indiquant qu’un accord est déjà en place. Pour les grands fournisseurs comme Microsoft ou Google, qui publient leur propre accord, l’application vous conseille d’abord et propose Enregistrer plutôt leur DSA ou Envoyer quand même.
- Quand une carte affiche Modifications demandées, cliquez sur son icône de document pour ouvrir l’accord. Lisez la demande dans l’historique et répondez avec Modifier le texte, avec Régénérer à partir du dossier sous Plus d’actions, ou avec Envoyer un message. Le fonctionnement des versions et de l’acceptation est expliqué dans Accords de partage de données dans GDPRWise : envoyer, négocier, accepter.
- Si un processus ne s’applique finalement pas, supprimez-le. Une demande devenue inutile peut être arrêtée depuis la carte ; l’application vous demande d’abord confirmation.
Vous n’avez pas à tout terminer en une fois. Commencez aujourd’hui, laissez reposer et complétez plus tard. Tout est enregistré automatiquement.
Étape suivante
Dès que chaque carte affiche un accord accepté, cet écran est terminé. Les demandes arrêtées restent accessibles via le lien Demandes arrêtées en bas de page. Si votre entreprise reçoit des données d’autres parties, par exemple quand vous exécutez des services pour un client, passez à Processus que d’autres partagent avec nous. Les accords générés sont rassemblés dans l’onglet Accords de partage de données sous Documents RGPD. Pour le contexte, lisez Votre dossier tiers : avec qui les données sont-elles partagées ?.
Regardez la vidéo
En deux minutes, vous voyez comment construire le dossier tiers et envoyer un accord. La vidéo est disponible en anglais : regarder la vidéo du dossier tiers.