Ce que vous voyez ici
Vous atteignez cet écran depuis le menu Mon dossier tiers, premier élément Processus que nous partageons. Le titre de la page est Processus que nous partageons avec d’autres.
Toute entreprise travaille avec d’autres : fournisseurs, partenaires IT, comptable, secrétariat social. Vous n’y avez peut-être jamais pensé, mais vous partagez souvent des données personnelles au passage. Quand vous transmettez vos factures clients à votre comptable, vous partagez les données personnelles qui y figurent. Votre partenaire IT a peut-être accès à votre site web et aux données qu’il contient. Et dans des outils en ligne comme Facebook, Instagram, Office 365, Odoo, WhatsApp, Google Analytics, ChatGPT ou Zoom, vous saisissez régulièrement le nom et le numéro de téléphone d’un client. C’est tout à fait normal, mais le RGPD attend que vous consigniez ces traitements et ces tiers dans votre dossier.
En haut se trouvent les processus déjà ajoutés, chacun avec le nom de l’entreprise partenaire et le statut de l’accord de traitement. En dessous, la section À envisager propose des cartes prêtes à l’emploi : comptabilité, paie, support IT, réseaux sociaux Facebook / Instagram, analytique web, plateforme CRM, partenaire de paiement, création de contenu assistée par IA. Si vous n’avez encore rien ajouté, vous voyez le message indiquant que vous n’avez pas encore ajouté de processus.
Une carte peut porter l’une de ces mentions :
- Pas encore envoyé : vous n’avez pas encore envoyé la demande d’accord.
- En attente depuis une date : le tiers n’a pas répondu. Si l’attente dure, l’application suggère de renvoyer la demande.
- Refusé par le tiers, éventuellement avec son commentaire.
- Détecté par l’IA : ce tiers a été repéré automatiquement sur votre site web.
- Arrêté le : la demande a été arrêtée.
Ce qu’on attend de vous
- Cliquez sur une carte suggérée pour ajouter le processus à votre dossier. S’il manque ce que vous cherchez, utilisez la tuile Plus de processus… pour la liste complète ou créez votre propre processus.
- Vérifiez les éléments de données sur la carte : reflètent-ils les données que vous partagez réellement ? Ajustez si nécessaire.
- Sélectionnez le tiers dans la liste ou saisissez ses coordonnées.
- Décidez quoi faire de l’accord de traitement. GDPRWise peut envoyer une demande au tiers pour approbation. Vous la voyez d’abord en aperçu, avec les onglets Aperçu de l’e-mail et Aperçu de l’accord. Si vous préférez attendre, ou si un accord existe déjà, cochez la case indiquant qu’un accord est déjà en place. Les grands fournisseurs comme Microsoft ou Google publient de toute façon leur accord de traitement en ligne.
- Si un processus ne s’applique finalement pas, supprimez-le. Une demande devenue inutile peut être arrêtée depuis la carte ; l’application vous demande d’abord confirmation.
Vous n’avez pas à tout terminer en une fois. Commencez aujourd’hui, laissez reposer et complétez plus tard. Tout est enregistré automatiquement.
Étape suivante
Dès que chaque carte affiche un accord accepté, cet écran est terminé. Les demandes arrêtées restent accessibles via le lien Demandes arrêtées en bas de page. Si votre entreprise reçoit des données d’autres parties, par exemple quand vous exécutez des services pour un client, passez à Processus que d’autres partagent avec nous. Les accords générés sont rassemblés dans l’onglet Accords de traitement sous Documents RGPD. Pour le contexte, lisez Votre dossier tiers : avec qui les données sont-elles partagées ?.
Regardez la vidéo
En deux minutes, vous voyez comment construire le dossier tiers et envoyer un accord. La vidéo est disponible en anglais : regarder la vidéo du dossier tiers.