Wat zie je hier
Je vindt dit scherm in het menu onder Mijn Derden Dossier, als het eerste onderdeel Processen die we delen. De paginatitel luidt Processen die we delen met anderen.
Als bedrijf werk je samen met anderen: leveranciers, IT-partners, je boekhouder, je sociaal secretariaat. Je staat er misschien niet bij stil, maar je deelt daarbij vaak persoonsgegevens. Deel je klantfacturen met je boekhouder, dan deel je de persoonlijke informatie op die facturen. Je IT-partner heeft misschien toegang tot je website en de gegevens daarin. En in online tools zoals Facebook, Instagram, Office 365, Odoo, WhatsApp, Google Analytics, ChatGPT of Zoom typ je regelmatig de naam en het telefoonnummer van een klant. Volkomen normaal, maar de GDPR (ook AVG genoemd) verwacht dat je die verwerkingen en derde partijen in je dossier opneemt.
Bovenaan staan de processen die je al toegevoegd hebt, elk met de naam van de Derde Partij en de status van de Verwerkingsovereenkomst. Daaronder staat Overweeg toe te voegen met kant-en-klare kaarten zoals Boekhouding, Lonen en remuneratie werknemers, IT support, Sociale media - Facebook / Instagram, Website analytics, Sales / CRM Platform, Betalingspartner en AI ondersteunde content creatie. Heb je nog niets toegevoegd, dan zie je de melding U heeft nog geen processen toegevoegd!
Op een kaart kunnen deze meldingen verschijnen:
- Nog niet verzonden!: je hebt het verzoek voor een verwerkingsovereenkomst nog niet verstuurd.
- Hangend sinds een datum: de derde partij heeft nog niet geantwoord. Hangt het al lang, dan stelt de app voor het opnieuw te zenden.
- Geweigerd door de derde partij, eventueel met hun feedback.
- AI Ontdekt: deze derde partij werd automatisch gedetecteerd via je website.
- Gestopt op: het verzoek is stopgezet.
Wat wordt van je verwacht
- Klik op een voorgestelde kaart om het proces aan je dossier toe te voegen. Staat wat je zoekt er niet bij, gebruik dan de tegel Meer processen… voor de uitgebreide lijst of maak je eigen proces aan.
- Controleer de data items op de kaart: geven ze weer welke gegevens je effectief deelt? Pas aan waar nodig.
- Selecteer de derde partij uit de lijst of typ de gegevens zelf in.
- Kies wat je doet met de verwerkingsovereenkomst. GDPRWise kan een verzoek naar de derde partij sturen ter goedkeuring. Je ziet vooraf een voorbeeld met de tabs E-mailvoorbeeld en Overeenkomstvoorbeeld. Wacht je daar liever nog mee, of heeft de partij al een overeenkomst, dan vink je het vakje aan dat die overeenkomst er al is. Grote partijen zoals Microsoft of Google publiceren hun verwerkingsovereenkomst sowieso online.
- Is een proces toch niet van toepassing, verwijder het dan. Een verzoek dat niet meer relevant is, stop je via de kaart; de app vraagt eerst Ben je zeker dat je dit verzoek wil stoppen?
Je hoeft dit niet in een keer af te werken. Maak vandaag een begin, laat het bezinken en vervolledig het later. Alles wordt automatisch opgeslagen.
Volgende stap
Zodra elke kaart een aanvaarde overeenkomst toont, is dit scherm klaar. Gestopte verzoeken blijven bereikbaar via de link Gestopte verzoeken onderaan de pagina. Ontvangt je bedrijf zelf gegevens van anderen, bijvoorbeeld als je diensten uitvoert voor een klant, dan ga je naar Processen die anderen delen met ons. De gegenereerde overeenkomsten vind je terug op het tabblad Verwerkingsovereenkomsten onder GDPR Documenten. Meer achtergrond lees je in Je Derden Dossier: Met wie worden gegevens gedeeld?.
Bekijk de video
In twee minuten zie je hoe je het Derden Dossier opbouwt en een verwerkingsovereenkomst verstuurt: bekijk de video over het Derden Dossier.