Ja, Sie dürfen einen Mitarbeiter bitten, seinen Personalausweis vorzuzeigen, wenn das zur Prüfung seiner Identität erforderlich ist, etwa beim Eintritt und bei der Erfassung in Ihrer Personalverwaltung. Aber das gibt Ihnen nicht automatisch das Recht, den Ausweis zu kopieren, elektronisch auszulesen oder alle sichtbaren Daten zu erfassen.
Beschränken Sie sich auf das Nötige
Beschränken Sie sich auf das, was für diesen Zweck erforderlich ist. In vielen Fällen genügt es, den Personalausweis per Sichtprüfung zu kontrollieren und nur die notwendigen Daten zu übernehmen.
Der Ausweis zeigt mehr, als Sie brauchen: ein Foto, eine Unterschrift, eine Ausweisnummer und in vielen Mitgliedstaaten eine nationale Identifikationsnummer (in Belgien die Nationalregisternummer). Diese Daten zu sehen ist etwas anderes, als sie zu erfassen. Foto und nationale Identifikationsnummer sind Daten, bei denen besondere Vorsicht geboten ist.
Die belgische Datenschutzbehörde formuliert es deutlich: Die Identifizierung muss erforderlich und rechtmäßig sein, und die Notwendigkeit, jemanden zu identifizieren, rechtfertigt für sich noch keine Kopie. Was Sie übernehmen dürfen, lesen Sie in Welche Daten vom Personalausweis eines Mitarbeiters darf ich erfassen?. Für Kopien gilt eine eigene Regel: Darf ich eine Kopie des Personalausweises eines Mitarbeiters aufbewahren?
Seien Sie transparent
Erklären Sie dem Mitarbeiter klar, warum Sie seine Identität prüfen und welche Daten Sie übernehmen. Nutzen Sie diese Daten anschließend nur für die mitgeteilten Zwecke, etwa Personalverwaltung, Lohnabrechnung und gesetzlich vorgeschriebene Meldungen.
Brauchen Sie nur eine Bestätigung der Identität, machen Sie keine Kopie.
Rechtsgrundlage
Die Prüfung stützt sich auf die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO), erfordert eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, in der Regel die Durchführung des Arbeitsvertrags oder eine rechtliche Verpflichtung, und geht mit der Informationspflicht nach Artikel 13 DSGVO einher. Darüber hinaus bestimmt das nationale Recht zu Personalverwaltung, Sozialdokumenten und Sozialversicherungsmeldungen, welche Daten ein Arbeitgeber tatsächlich festhalten muss.
GDPRWise bildet Ihre HR-Prozesse ab, vom Onboarding bis zum Austritt, damit Sie für jedes Datum wissen, warum Sie es führen.