Wann verwenden Sie diese Vorlage?
Wenn Sie eine Anfrage auf Auskunft über personenbezogene Daten erhalten (eine “Auskunftsanfrage” oder DSAR), müssen Sie dem Antragsteller eine Übersicht aller personenbezogenen Daten bereitstellen, die Sie über ihn führen.
Bevor Sie antworten: Überprüfen Sie immer zuerst, ob die Anfrage tatsächlich von der richtigen Person stammt. Verwenden Sie unsere Vorlage zur Identitätsverifizierung im Zweifelsfall.
Die Vorlage
Vorlage: Antwort auf Auskunftsanfrage
Sehr geehrte/r [Name],
wir haben Ihre Anfrage auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten erhalten. Vielen Dank, dass Sie uns diesbezüglich kontaktiert haben.
Nachfolgend (oder im Anhang) finden Sie eine Übersicht der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten:
[Liste der personenbezogenen Daten, oder Verweis auf den Anhang]
Ihre Daten werden von uns zu den in unserer Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken verarbeitet. Wir fügen eine Kopie unserer Datenschutzerklärung bei.
Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name der Organisation]
Checkliste vor dem Versand
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Systeme durchsucht haben (CRM, E-Mail, Buchhaltung, HR, Papierakten)
- Fügen Sie eine Übersicht der verarbeiteten Daten bei, oder als Anhang
- Fügen Sie immer eine Kopie Ihrer Datenschutzerklärung bei
- Geben Sie an, zu welchen Zwecken Sie die Daten verarbeiten
- Schwärzen Sie Daten anderer Personen, wenn diese in derselben Akte stehen
- Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Antwort in Ihrem Anfragenregister auf
Mehr Kontext benötigt? Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu Betroffenenrechten.
auto_awesome Wissen Sie, welche Daten Sie verarbeiten?
GDPRWise scannt Ihre Website und zeigt auf, welche personenbezogenen Daten Sie erheben. So wissen Sie genau, was Sie bei einer Auskunftsanfrage antworten müssen.