Sicherer Umgang mit Daten

Gute Konten und aktuelle Systeme helfen nur, wenn Sie auch im Alltag sorgfältig handeln: wie Sie etwas teilen, was auf Ihrem Schreibtisch liegt, was noch irgendwo in einem Postfach schlummert und welche Vereinbarungen in Ihrer Organisation gelten.

Der richtige Kanal für die richtige Nachricht

Eine schnelle Nachricht ist bequem, aber nicht jeder Kanal eignet sich für personenbezogene Daten. Faustregel: Je sensibler die Information, desto sorgfältiger wählen Sie den Kanal.

• WhatsApp und SMS sind praktisch für Absprachen, aber kein Arbeitsmittel für Kunden- oder Personaldaten. Nachrichten landen oft auf privaten Geräten von Kollegen, bleiben jahrelang in einem Chatverlauf, und die Grenze zwischen Beruflichem und Privatem verschwimmt.
• Private E-Mail-Adressen (Gmail, GMX, web.de) verwenden Sie nie für dienstliche Daten. Nutzen Sie immer Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.
• Die dienstliche E-Mail reicht meist aus, aber Vorsicht mit mehreren Namen in den Feldern AN und CC. Verwenden Sie BCC für Rundschreiben an mehrere Kunden, um deren Privatsphäre zu schützen.
• Geschäftliche Kollaborationstools (Microsoft Teams, Google Workspace, ein gemeinsamer Ordner) sind meist am sichersten, weil Zugriff und Protokollierung professionell eingerichtet sind.
• Sehr sensible Daten (Gesundheit, Finanzen, Personalakten, Ausweiskopien) gehören in ein Tool, das genau dafür gebaut und von Ihrer Organisation freigegeben ist. Denken Sie an ein HR-System, ein Kunden- oder Mandantenportal oder ein gesichertes Dokumententool (Box, Tresorit, ShareFile, ein interner Datentresor). Kein „vorübergehender Ordner“ und keine Behelfslösung. Unsicher, welcher Kanal zu welchen Daten passt? Fragen Sie nach; das ist nicht übertrieben, das ist professionell.

Papier vergessen wir oft, aber es zählt

Eine Datenpanne beginnt nicht immer in einem System. Eine offen liegende Akte, ein Ausdruck im Drucker, ein Zettel im Papierkorb: All das ist für jeden, der vorbeikommt, genauso sichtbar.

• Clean Desk: Räumen Sie Akten mit personenbezogenen Daten weg, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Bewahren Sie Sensibles in einem abschließbaren Schrank oder einer Schublade auf.
• Sperren Sie Ihren Bildschirm, sobald Sie aufstehen. Eine Tastenkombination genügt (Windows-Taste + L unter Windows, Control + Command + Q auf dem Mac).
• Drucken Sie bewusst: Holen Sie Ihre Ausdrucke sofort ab. Ein vergessener Ausdruck im gemeinsamen Drucker ist eine Datenpanne, die nur darauf wartet, zu passieren.
• Vernichten: Alte Dokumente mit personenbezogenen Daten gehören in den Aktenvernichter, nicht einfach ins Altpapier.

Nicht länger aufbewahren als nötig

Eine der Säulen der DSGVO: Sie bewahren personenbezogene Daten nicht länger auf, als es für den Zweck nötig ist, für den Sie sie erhoben haben. Was Sie noch haben, kann auch noch nach außen gelangen.

In der Praxis:

• Bewerberinnen und Bewerber, die Sie nicht einstellen: nach einer angemessenen Frist löschen (in Deutschland meist rund 6 Monate nach der Absage; länger nur mit Einwilligung).
• Kundendaten: so lange aufbewahren, wie die Geschäftsbeziehung dauert und steuer- oder handelsrechtliche Fristen es verlangen (Buchhaltungsunterlagen in Deutschland je nach Dokument 6, 8 oder 10 Jahre), danach aufräumen.
• Personalakten: gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nach dem Ausscheiden.
• Temporäre Dateien in Ihren Downloads, auf dem Desktop, in Ihrem Postfach: regelmäßig aufräumen, auch wenn sie unwichtig erscheinen.

Der Verhaltenskodex, Ihre Hausregeln

Viele Organisationen haben einen Verhaltenskodexinfo Verhaltenskodex zum Datenschutz Eine interne Richtlinie, die Vereinbarungen darüber bündelt, wie Mitarbeitende mit personenbezogenen Daten umgehen: welche Kanäle sie nutzen, welche Daten sie mit wem teilen, was bei einem Vorfall zu tun ist. Er ist keine gesetzliche Pflicht, aber ein wirksames Mittel, um Erwartungen klarzumachen und einheitliches Verhalten zu fördern. oder eine Datenschutzrichtlinie, die die Vereinbarungen bündelt: welche Tools Sie nutzen dürfen, welche Daten Sie mit wem teilen und was bei einem Vorfall zu tun ist.

• Lesen Sie ihn mindestens einmal, wenn Sie anfangen oder wenn er überarbeitet wird.
• Im Zweifel ist er Ihr Bezugspunkt: Er beschreibt, was von Ihnen erwartet wird.
• Hat Ihre Organisation keinen? Dann ist das vielleicht ein guter Moment, das Thema anzusprechen.

Eine Kundenadresse per WhatsApp?

Nur kurz einen Kaffee holen

Das nehmen Sie aus Modul 4 mit

Modul 4 abgeschlossen 🎉

Es läuft gut. Sie wissen, wie Sie Daten sicher teilen, Papier ernst nehmen und nicht mehr aufbewahren als nötig. In Modul 5 schließen wir damit ab, was zu tun ist, wenn doch etwas schiefgeht: eine Datenpanne schnell erkennen und melden.