Was Sie hier sehen
Unter Mein Unternehmen finden Sie den Bildschirm Mitwirkende mit dem Untertitel „Personen, die Zugang zu diesem Unternehmenskonto haben“. Jede Person hat eine Zeile mit dem Datum Erstellt, der Letzte Anmeldung und einem oder mehreren Rollen-Chips:
- Kontoinhaber: die Person, die das Konto angelegt oder die Inhaberschaft übernommen hat. Nur diese Rolle kann anderen Zugang geben.
- DSGVO-Koordinator: die Person, die in Ihrem Unternehmen die DSGVO-Koordination übernimmt. Die DSGVO erwartet, dass in jedem Unternehmen jemand diese Aufgabe hat, und diese Person wird in Ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation genannt.
- Dossier-Koordinator: alle, die nicht Kontoinhaber oder DSGVO-Koordinator sind, aber am Dossier arbeiten.
- Bearbeiter: eine Rolle für Personen, die im Auftrag eines Vertriebspartners oder Partners mitarbeiten.
Neben der Rolle kann eine Zeile einen Status zeigen: Einladung noch nicht angenommen, Deaktiviert oder Suspendiert durch Admin.
Was von Ihnen erwartet wird
- Laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche + (Mitwirkenden hinzufügen). Füllen Sie im Fenster Neuen Mitwirkenden einladen unter Allgemein die Angaben und unter Berechtigungen die Rolle aus. Bestätigen Sie mit Mitwirkenden einladen. Die Person erhält eine E-Mail und steht mit dem Status Einladung noch nicht angenommen in der Liste, bis sie annimmt.
- Benennen Sie einen DSGVO-Koordinator. Öffnen Sie das Menü in der richtigen Zeile und wählen Sie Als DSGVO-Koordinator festlegen. Unsicher, wer das sein soll? Meist ist es die Inhaberin oder der Inhaber des Unternehmens oder die Person, die das Dossier am besten kennt. Dieser Name kommt in Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
- Geben Sie den anderen die Rolle Dossier-Koordinator. Wer an den Dossiers mitarbeitet, aber nicht Kontoinhaber oder DSGVO-Koordinator ist, erhält über Als Dossier-Koordinator festlegen die passende Rolle. Mit Als Dossier-Koordinator löschen nehmen Sie sie wieder weg.
- Räumen Sie auf, wenn jemand geht. Mit Für dieses Konto deaktivieren sperren Sie jemanden vorübergehend, mit Für dieses Konto aktivieren machen Sie das rückgängig, und mit Aus diesem Konto löschen entziehen Sie den Zugang endgültig. Eine offene Einladung ziehen Sie mit Einladung stornieren zurück.
- Übertragen Sie bei Bedarf die Inhaberschaft. Mit Als Kontoinhaber festlegen übergeben Sie das Konto, zum Beispiel nach einem Wechsel in der Geschäftsführung.
Sie sind fertig, wenn es einen Kontoinhaber und einen DSGVO-Koordinator gibt, alle, die am Dossier arbeiten, eine Rolle haben und keine Zeile mehr Einladung noch nicht angenommen anzeigt.
Nächster Schritt
Mehr Hintergrund dazu, wer welche Rolle bekommt, finden Sie unter Team und Rollen verwalten. Möchten Sie Ihr Team mit den DSGVO-Grundlagen vertraut machen? Siehe DSGVO-Bewusstsein für kleine Teams. Mit mehreren Mitwirkenden können Sie außerdem Aktionen im Dashboard einer Kollegin oder einem Kollegen zuweisen.
Das Video ansehen
Das Video zu Mein Unternehmen erklärt kurz die Rollen und den Bildschirm Mitwirkende. Das Video ist auf Englisch verfügbar: Video zu Mein Unternehmen ansehen.