Ja, je mag een werknemer vragen zijn identiteitskaart te tonen wanneer dit noodzakelijk is om zijn identiteit te controleren, bijvoorbeeld bij de indiensttreding en de registratie in je personeelsadministratie. Maar dit geeft je niet automatisch het recht om de kaart te kopiëren, elektronisch uit te lezen of alle zichtbare gegevens te registreren.
Beperk je tot wat nodig is
Beperk je tot wat voor dat doel nodig is. In veel gevallen volstaat het dat je de identiteitskaart visueel controleert en alleen de noodzakelijke gegevens overneemt.
De kaart toont meer dan je nodig hebt: een foto, een handtekening, een kaartnummer en in veel lidstaten een nationaal identificatienummer (in België het rijksregisternummer). Die gegevens zien is iets anders dan ze registreren. De foto en het nationaal identificatienummer zijn gegevens waarvoor bijzondere voorzichtigheid geldt.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit stelt het scherp: de identificatie moet noodzakelijk en rechtmatig zijn, en de noodzaak om iemand te identificeren rechtvaardigt op zich geen kopie. Wat je wel mag overnemen, lees je in Welke gegevens van de identiteitskaart van een werknemer mag ik registreren?. Voor kopieën geldt een eigen regel: Mag ik een kopie van de identiteitskaart van een werknemer bewaren?
Wees transparant over wat je doet
Leg de werknemer duidelijk uit waarom je zijn identiteit controleert en welke gegevens je overneemt. Gebruik die gegevens vervolgens alleen voor de meegedeelde doeleinden, zoals personeelsadministratie, loonverwerking en wettelijk verplichte aangiften.
Heb je alleen een bevestiging van de identiteit nodig, maak dan geen kopie.
Rechtsgrond
De controle steunt op de beginselen van doelbinding en minimale gegevensverwerking (artikel 5, lid 1, b en c GDPR), vereist een rechtsgrond volgens artikel 6 GDPR, doorgaans de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een wettelijke verplichting, en gaat gepaard met de informatieplicht van artikel 13 GDPR. Daarnaast bepaalt de nationale wetgeving over personeelsadministratie, sociale documenten en socialezekerheidsaangiften welke gegevens een werkgever effectief moet vastleggen.
GDPRWise brengt je HR-processen in kaart, van onboarding tot uitdiensttreding, zodat je per gegeven weet waarom je het bijhoudt.