Un poste se libère et vous pensez à une personne ayant postulé l’an dernier. C’était un bon candidat, alors un rapide courriel paraît anodin.
Le pouvoir dépend de la raison pour laquelle vous détenez encore ses données et de ce qui lui a été dit lors de leur collecte.
Pourquoi détenez-vous encore ses données ?
C’est la première question.
Si la candidature initiale aurait déjà dû être supprimée en application de votre politique de conservation, le fait d’en détenir encore une copie n’est pas une bonne raison de l’utiliser.
Si le candidat a été légitimement conservé dans un vivier de talents pour de futurs postes, la situation est différente.
Qu’aviez-vous dit au candidat ?
La transparence compte.
Si vous lui avez indiqué que vous conserveriez ses coordonnées pendant une durée définie et pourriez le contacter au sujet de futurs postes adaptés, une sollicitation pertinente correspond mieux à ses attentes.
Si le candidat a postulé à un poste précis il y a des années et n’a plus eu de nouvelles, un message inattendu est plus difficile à justifier.
Faut-il un consentement ?
Pas nécessairement, et quand un poste se libère la question est généralement déjà tranchée.
Si le candidat a accepté d’être conservé pour de futurs postes, ce consentement couvre la sollicitation, et il tient jusqu’à son retrait. Si votre vivier repose sur l’intérêt légitime, la sollicitation est couverte tant qu’elle reste dans le cadre de la mise en balance documentée et que le candidat ne s’y est pas opposé.
La décision se prend au moment où vous choisissez de conserver une personne, pas au moment où vous souhaitez lui écrire. Faut-il un consentement pour conserver un CV ? présente les deux voies.
Gardez la sollicitation pertinente
Si une personne a postulé à un poste de comptable senior, la contacter pour un autre poste en comptabilité peut avoir du sens.
Utiliser un ancien CV pour envoyer des messages promotionnels larges sur des emplois sans lien est différent.
Plus le nouveau contact est proche de la finalité et des attentes ayant présidé à la conservation, plus il est facile à justifier.
Donnez le contrôle aux candidats
Permettez-leur d’indiquer facilement qu’ils ne souhaitent plus être sollicités.
S’ils s’y opposent ou retirent leur consentement lorsqu’il s’applique, mettez à jour vos systèmes pour qu’ils ne soient plus contactés sur la même base.
Vérifiez les règles de communication
Le RGPD n’est pas la seule loi susceptible de s’appliquer à l’envoi de messages électroniques.
Selon le pays, le type de message et le canal utilisé, les règles relatives aux communications électroniques et à la prospection peuvent également s’appliquer.
Ne présumez pas qu’une base légale RGPD répond à toutes les questions sur l’envoi de courriels ou de messages.
Intégrez le contact futur au processus
Le meilleur moment pour décider comment vous contacterez d’anciens candidats n’est pas celui où un nouveau poste apparaît.
Mettez en place à l’avance un processus de vivier, avec finalité, base légale, transparence, conservation et gestion des oppositions. Le consigner dans votre registre des traitements garde la décision visible pour tous ceux qui recrutent.
GDPRWise aide les employeurs à documenter leurs activités de recrutement et de vivier, pour que le contact futur repose sur un processus défini plutôt que sur un vieux CV retrouvé dans une boîte courriel.
GDPRWise cartographie vos activités de recrutement et enregistre la finalité, la base légale et la durée de conservation derrière chaque sollicitation.