Er komt een vacature vrij en je denkt aan iemand die vorig jaar solliciteerde. Het was een sterke kandidaat, dus een snelle mail lijkt onschuldig.
Of dat kan, hangt af van waarom je zijn gegevens nog hebt en van wat de kandidaat te horen kreeg toen ze werden verzameld.
Waarom heb je de gegevens van de kandidaat nog?
Dat is de eerste vraag.
Had de oorspronkelijke sollicitatie volgens je bewaartermijnenbeleid al verwijderd moeten zijn, dan is het feit dat je toevallig nog een kopie hebt geen goede reden om ze te gebruiken.
Bleef de kandidaat rechtmatig bewaard in een talent pool voor toekomstige vacatures, dan ligt het anders.
Wat heb je de kandidaat verteld?
Transparantie telt.
Zei je de kandidaat dat je zijn gegevens een bepaalde periode zou bijhouden en hem mogelijk zou contacteren over passende toekomstige vacatures, dan sluit een relevante benadering beter aan bij zijn verwachtingen.
Solliciteerde de kandidaat jaren geleden voor één specifieke rol en hoorde hij daarna niets meer, dan is een onverwacht rekruteringsbericht moeilijker te verantwoorden.
Heb je toestemming nodig?
Niet noodzakelijk, en tegen de tijd dat er een vacature vrijkomt is die vraag meestal al beantwoord.
Ging de kandidaat ermee akkoord om bewaard te blijven voor toekomstige vacatures, dan dekt die toestemming de benadering, en ze houdt stand tot hij ze intrekt. Draait je pool op gerechtvaardigd belang, dan is de benadering gedekt zolang ze binnen de gedocumenteerde belangenafweging blijft en de kandidaat geen bezwaar heeft gemaakt.
De beslissing hoort op het moment waarop je besluit iemand bij te houden, niet op het moment waarop je hem wil mailen. Heb je toestemming nodig om een cv te bewaren? zet beide routes op een rij.
Houd het contact relevant
Solliciteerde iemand voor een senior boekhoudfunctie, dan kan contact over een andere boekhoudrol logisch zijn.
Een oud cv gebruiken om brede promotionele rekruteringsberichten te sturen over niet-verwante jobs is iets anders.
Hoe dichter het nieuwe contact aansluit bij het doeleinde en de verwachtingen waaronder de gegevens bewaard bleven, hoe makkelijker het uit te leggen valt.
Geef kandidaten controle
Maak het kandidaten eenvoudig om te laten weten dat ze geen rekruteringscontact meer willen.
Maken ze bezwaar of trekken ze hun toestemming in waar die geldt, actualiseer dan je systemen zodat ze op dezelfde grond niet opnieuw worden gecontacteerd.
Controleer de communicatieregels
De GDPR is niet de enige wet die kan spelen bij het versturen van elektronische berichten.
Afhankelijk van het land, het soort bericht en het gebruikte kanaal kunnen ook de regels rond elektronische communicatie en direct marketing gelden.
Ga er niet van uit dat een rechtsgrond onder de GDPR elke vraag over het versturen van mails of berichten beantwoordt.
Bouw toekomstig contact in je proces in
Het beste moment om te beslissen hoe je voormalige kandidaten contacteert, is niet wanneer er een nieuwe vacature opduikt.
Zet vooraf een talent-poolproces op, met doeleinde, rechtsgrond, transparantie, bewaartermijn en afmeldbeheer. Het vastleggen in je verwerkingsregister houdt de beslissing zichtbaar voor iedereen die rekruteert.
GDPRWise helpt werkgevers rekruterings- en talent-poolactiviteiten te documenteren, zodat toekomstig kandidaatcontact op een vastgelegd proces steunt in plaats van op een oud cv in een mailbox.
GDPRWise brengt je rekruteringsactiviteiten in kaart en legt het doeleinde, de rechtsgrond en de bewaartermijn achter elk kandidaatcontact vast.