Eine Stelle wird frei und Sie denken an jemanden, der sich letztes Jahr beworben hat. Ein starker Bewerber, eine kurze Mail wirkt harmlos.
Ob Sie das dürfen, hängt davon ab, warum Sie seine Daten noch haben und was ihm bei der Erhebung gesagt wurde.
Warum haben Sie die Daten noch?
Das ist die erste Frage.
Hätte die ursprüngliche Bewerbung nach Ihrer Richtlinie zu Aufbewahrungsfristen längst gelöscht sein müssen, ist der Umstand, dass Sie zufällig noch eine Kopie haben, kein guter Grund, sie zu nutzen.
Wurde der Bewerber rechtmäßig in einem Talentpool für künftige Stellen aufbewahrt, liegt der Fall anders.
Was haben Sie dem Bewerber gesagt?
Transparenz zählt.
Haben Sie ihm gesagt, dass Sie seine Daten für eine bestimmte Zeit aufbewahren und ihn zu passenden künftigen Stellen ansprechen könnten, entspricht eine relevante Ansprache eher seinen Erwartungen.
Hat sich der Bewerber vor Jahren auf eine bestimmte Rolle beworben und danach nichts mehr gehört, ist eine unerwartete Recruiting-Nachricht schwerer zu begründen.
Brauchen Sie eine Einwilligung?
Nicht zwingend, und wenn eine Stelle frei wird, ist die Frage meist schon beantwortet.
Hat der Bewerber zugestimmt, für künftige Stellen aufbewahrt zu werden, deckt diese Einwilligung die Ansprache, und sie gilt bis zum Widerruf. Läuft Ihr Pool auf berechtigtem Interesse, ist die Ansprache gedeckt, solange sie im Rahmen der dokumentierten Interessenabwägung bleibt und der Bewerber nicht widersprochen hat.
Die Entscheidung fällt in dem Moment, in dem Sie jemanden aufbewahren, nicht in dem, in dem Sie schreiben wollen. Brauchen Sie eine Einwilligung, um einen Lebenslauf aufzubewahren? stellt beide Wege dar.
Halten Sie den Kontakt relevant
Hat sich jemand auf eine Senior-Position im Rechnungswesen beworben, kann eine Ansprache zu einer anderen Rolle im Rechnungswesen sinnvoll sein.
Einen alten Lebenslauf für breite werbliche Recruiting-Nachrichten zu unverwandten Jobs zu nutzen ist etwas anderes.
Je näher der neue Kontakt an Zweck und Erwartungen der Aufbewahrung liegt, desto leichter ist er zu erklären.
Geben Sie Bewerbern Kontrolle
Machen Sie es Bewerbern leicht mitzuteilen, dass sie keinen weiteren Recruiting-Kontakt wünschen.
Widersprechen sie oder widerrufen sie ihre Einwilligung, wo diese gilt, aktualisieren Sie Ihre Systeme, damit sie auf derselben Grundlage nicht erneut angesprochen werden.
Prüfen Sie die Kommunikationsregeln
Die DSGVO ist nicht das einzige Recht, das beim Versand elektronischer Nachrichten greifen kann.
Je nach Land, Art der Nachricht und genutztem Kanal können auch die Regeln zu elektronischer Kommunikation und Direktwerbung gelten.
Nehmen Sie nicht an, dass eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO jede Frage zum Versand von Mails oder Nachrichten beantwortet.
Bauen Sie künftigen Kontakt in den Prozess ein
Der beste Zeitpunkt zu entscheiden, wie Sie ehemalige Bewerber ansprechen, ist nicht der, an dem eine neue Stelle auftaucht.
Richten Sie vorab einen Talentpool-Prozess ein, mit Zweck, Rechtsgrundlage, Transparenz, Aufbewahrung und Abmeldeverwaltung. Ihn im Verarbeitungsverzeichnis festzuhalten hält die Entscheidung für alle sichtbar, die rekrutieren.
GDPRWise hilft Arbeitgebern, Recruiting- und Talentpool-Tätigkeiten zu dokumentieren, damit künftiger Bewerberkontakt auf einem definierten Prozess beruht statt auf einem alten Lebenslauf im Postfach.
GDPRWise erfasst Ihre Recruiting-Tätigkeiten und hält Zweck, Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist hinter jedem Bewerberkontakt fest.