De kandidaat tekent het contract. De rekrutering is afgerond. Het is verleidelijk om de volledige sollicitatiemap in het personeelsdossier te schuiven en ze daar te laten staan.
Onder de GDPR maakt iemand aanwerven niet automatisch elk rekruteringsgegeven noodzakelijk voor de rest van zijn tewerkstelling.
Rekrutering en tewerkstelling zijn verschillende doeleinden
Tijdens de rekrutering verwerk je informatie om te beoordelen of iemand moet worden aangeworven.
Zodra hij medewerker wordt, verschuiven je doeleinden.
Je hebt dan informatie nodig voor zaken als:
- Loonadministratie
- Personeelsbeheer
- Voordelen
- Werkplanning
- Prestatiebeheer
- Opleiding
- Wettelijke en reglementaire verplichtingen
- Beveiliging op de werkplek
Sommige rekruteringsinformatie blijft relevant. Andere niet. Ze als aparte verwerkingsactiviteiten in je register behandelen maakt dat onderscheid makkelijker vol te houden.
Wat mag naar het personeelsdossier?
Afhankelijk van de functie en de toepasselijke wetgeving kan dat gaan om:
- Identificatie- en contactgegevens
- Kwalificaties die relevant zijn voor de job
- Werkverleden waar dat nog nodig is
- Informatie die gebruikt werd om het contract voor te bereiden
- Bewijs van vereiste beroepskwalificaties
- Relevante rekruteringscorrespondentie
Dat informatie rechtmatig werd verzameld tijdens de rekrutering, rechtvaardigt op zich geen permanente bewaring.
Wat bekijk je opnieuw?
Ga na of je nog nodig hebt:
- Informele notities van gespreksleiders
- Oude kandidaatrangschikkingen
- Verworpen ontwerpassessments
- Informatie over andere vacatures
- Overbodige kopieën van het cv
- Informatie uit onlinezoekopdrachten
- Testgegevens die hun doel gediend hebben
Een deel kan nog een bepaalde periode bewaard moeten blijven, bijvoorbeeld met het oog op mogelijke betwistingen. Dat betekent niet dat het in het permanente personeelsdossier hoort, en je bewaarbeleid hoort te zeggen waar het dan wel staat en hoelang.
Actualiseer de privacyinformatie
Kandidaten kregen informatie over de rekruteringsverwerking.
Medewerkers hebben informatie nodig over de verwerking die tijdens de tewerkstelling plaatsvindt.
Dat kan gaan over loonadministratie, afwezigheidsbeheer, IT-systemen, toegangsbeheer, prestatiebeheer, opleiding, voordelen en andere personeelsprocessen, en daarvoor dient een privacybeleid voor personeel.
Ga er niet van uit dat de kandidatenverklaring alles dekt wat na de aanwerving gebeurt.
Actualiseer de toegangsrechten
Rekruteringsdossiers zijn soms toegankelijk voor gespreksleiders of externe rekruteerders die na afloop van de procedure geen toegang meer nodig hebben.
Herbekijk de rechten wanneer de kandidaat is aangeworven.
Het beginsel blijft hetzelfde: persoonsgegevens horen alleen toegankelijk te zijn voor wie ze voor zijn rol nodig heeft.
Houd de overgang beheerst
Een bruikbare onboardingstap is:
- Bepaal welke rekruteringsgegevens nog nodig zijn.
- Neem ze over of bewaar ze voor het passende doeleinde.
- Pas de juiste bewaartermijn toe.
- Verwijder overbodige kopieën.
- Actualiseer de systeemrechten.
- Bezorg de medewerker de privacyinformatie.
GDPRWise helpt organisaties rekruterings- en personeelsverwerkingen van elkaar te onderscheiden, zodat persoonsgegevens beheersbaar blijven doorheen de hele loopbaan van een medewerker.
GDPRWise scheidt rekrutering van personeelsverwerking in je register, zodat elk dossier het doeleinde en de bewaartermijn krijgt die erbij horen.