Wanneer gebruik je dit sjabloon?
Gebruik dit sjabloon wanneer iemand vraagt om verwijdering van persoonsgegevens, maar je de gegevens niet kunt verwijderen vanwege een wettelijke verplichting. Denk aan:
- Fiscale bewaarplicht (7 jaar voor boekhoudkundige documenten)
- Arbeidsrechtelijke bewaarplicht (personeelsdossiers)
- Wettelijke meldplichten (bijv. anti-witwasregelgeving)
Je mag alleen de gegevens behouden die je wettelijk verplicht bent te bewaren. Gegevens die je niet hoeft te bewaren, moet je alsnog verwijderen.
Het sjabloon
Sjabloon: weigering verwijdering
Hallo [naam],
We hebben je verzoek tot verwijdering van je persoonsgegevens zorgvuldig beoordeeld.
Helaas kunnen we op dit moment niet aan je verzoek voldoen. We zijn wettelijk verplicht om de betreffende gegevens te bewaren op grond van [wettelijke verplichting, bijv. fiscale bewaarplicht van 7 jaar conform de Algemene wet inzake rijksbelastingen].
De gegevens worden automatisch verwijderd na afloop van de wettelijke bewaartermijn op [datum].
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (Gegevensbeschermingsautoriteit in Belgie, Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland).
Als je nog vragen hebt, aarzel niet om ons te contacteren.
Met vriendelijke groeten,
[naam organisatie]
Tips bij het weigeren
- Vermeld altijd de specifieke wet die de bewaarplicht oplegt, niet alleen “wettelijke verplichting”
- Geef aan wanneer de gegevens wel verwijderd zullen worden
- Als je een deel van de gegevens wel kunt verwijderen, doe dat dan en bevestig met het sjabloon voor bevestiging verwijdering
- Wijs altijd op het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder
- Bewaar een kopie van je antwoord in je verzoekregister
auto_awesomeWeet je welke bewaartermijnen je hanteert?
GDPRWise helpt je om per verwerkingsactiviteit de juiste bewaartermijn vast te leggen, zodat je altijd weet wanneer gegevens verwijderd moeten worden.