Sie sprechen mit einem starken Bewerber, aber jemand anderes passt besser auf die offene Stelle. Sechs Monate später wird eine neue Position frei. Können Sie einfach den alten Lebenslauf hervorholen und Kontakt aufnehmen?
Ja, wenn Sie es richtig aufsetzen. Abgelehnte Bewerber für künftiges Recruiting aufzubewahren ist ein eigener Zweck, und die Arbeit besteht darin, diese Entscheidung bewusst zu treffen statt sie später zu entdecken.
Die ursprüngliche Bewerbung hat einen Zweck
Bewirbt sich jemand auf eine bestimmte Stelle, ist der unmittelbare Zweck klar: beurteilen, ob die Person für diese Stelle geeignet ist.
Mit Abschluss des Verfahrens endet dieser Zweck weitgehend.
Die Daten aufzubewahren, weil später eine passende Stelle auftauchen könnte, ist ein neuer oder zusätzlicher Zweck.
Das macht die Aufbewahrung nicht automatisch unzulässig. Es bedeutet, dass Sie sie richtig steuern müssen, so wie Sie steuern, wie lange Sie den Lebenslauf eines Bewerbers aufbewahren, nachdem das Verfahren geschlossen ist.
Seien Sie transparent
Bewerber sollen wissen, ob ihre Daten für künftiges Recruiting aufbewahrt werden können.
Erklären Sie:
- Warum Sie sie aufbewahren wollen
- Welche Informationen Sie speichern
- Wie lange
- Wer Zugriff hat
- Wie Bewerber ihre Rechte ausüben können
Vermeiden Sie vage Formulierungen, mit denen Sie Bewerbungen unbegrenzt aufbewahren könnten.
Brauchen Sie immer eine Einwilligung?
Nein. Hier funktionieren zwei Rechtsgrundlagen.
Einwilligung ist für kleinere Arbeitgeber meist am einfachsten: Fragen Sie den Bewerber bei der Absage, ob Sie seine Daten für künftige Stellen aufbewahren dürfen. Berechtigtes Interesse funktioniert ebenfalls, sofern Sie eine Interessenabwägung durchführen und festhalten, Bewerber klar informieren und ihnen den Widerspruch ermöglichen.
Entscheidend ist, dass Sie wählen, bevor Sie die Unterlagen aufbewahren. Brauchen Sie eine Einwilligung, um einen Lebenslauf aufzubewahren? stellt beide Wege dar und erklärt, wann welcher passt.
Setzen Sie ein Ablaufdatum
Ein nützlicher Talentpool hat einen Lebenszyklus.
Ein Lebenslauf, der vor drei Jahren hochrelevant war, kann heute eine alte Positionsbezeichnung, veraltete Fähigkeiten und überholte Kontaktdaten enthalten.
Setzen Sie eine Aufbewahrungsfrist. Löschen Sie die Daten an deren Ende oder fragen Sie den Bewerber, wo angemessen, ob er im Pool bleiben möchte. Ihre Richtlinie zu Aufbewahrungsfristen ist der natürliche Ort für diese Frist.
Bewahren Sie nur Nützliches auf
Die gesamte ursprüngliche Bewerbungsakte brauchen Sie wahrscheinlich nicht.
Interne Notizen der Gesprächsführenden, alte Assessments und anderes Material aus der ersten Stelle sind nicht nötig, um den Bewerber zu einer neuen Möglichkeit anzusprechen.
Wenden Sie Datenminimierung auf den Talentpool selbst an.
Machen Sie den Ausstieg leicht
Bewerber sollen Ihnen einfach mitteilen können, dass sie für künftige Stellen nicht mehr berücksichtigt werden möchten.
Widerspricht jemand oder widerruft die Einwilligung, sofern das Ihre Grundlage ist, sorgen Sie dafür, dass die Anfrage alle betroffenen Systeme erreicht.
Ein Talentpool ist eine Datenbank, kein Ordner
Ist Ihr „Talentpool“ nur ein Postfach mit Jahren alter Bewerbungen, ist es Zeit zu ordnen.
Legen Sie Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsfrist, Zugriffsrechte und Löschprozess fest und behandeln Sie ihn als eigenständige Verarbeitungstätigkeit.
GDPRWise hilft Arbeitgebern, Recruiting und Talentpool getrennt zu dokumentieren, damit jede Tätigkeit einen klaren Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine Aufbewahrungsregel hat.
GDPRWise erfasst Recruiting und Talentpool als getrennte Tätigkeiten, jede mit eigener Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsregel.