Ce que vous voyez ici
Vous atteignez cet écran depuis le menu Mon dossier tiers, deuxième élément Processus que d’autres partagent. Le titre de la page est Processus que d’autres partagent avec nous.
L’écran précédent concernait les données que vous partagez. Ici, c’est l’inverse : une autre entreprise partage des données personnelles avec vous, par exemple parce que vous tenez sa comptabilité, entretenez son site web ou gérez sa paie. Ce tiers est le responsable du traitement et vous êtes le sous-traitant. Le RGPD attend que cette relation soit elle aussi couverte par un accord de sous-traitance. Vous ou le tiers pouvez lancer la documentation.
Chaque carte montre le processus, la mention Vous êtes le sous-traitant et Reçu de suivi du nom de l’entreprise. Elle porte l’un de ces statuts :
- Pas encore acceptée : vous n’avez pas encore répondu à cette demande.
- Demande acceptée : l’accord est en place.
- Modifications demandées : vous avez demandé des modifications. L’expéditeur répond par une nouvelle version ou un message.
- Demande refusée : vous avez refusé la demande.
- Arrêtée : la demande a été arrêtée.
Si rien n’est encore arrivé, vous voyez Aucun processus enregistré pour le moment. Sous la liste se trouve le bloc Lancer un accord de sous-traitance avec la tuile Enregistrer une activité de traitement, pour les données que vous traitez pour le compte d’un responsable qui n’a pas encore envoyé de demande.
Ce qu’on attend de vous
- Ouvrez une demande reçue avec Ouvrir et répondre. L’accord s’ouvre avec, à gauche, la version actuelle et, à droite, l’historique et Votre réponse. La même demande est aussi arrivée par e-mail, avec un lien, dans votre boîte vie privée ; la première réponse, dans l’application ou via le lien, l’emporte.
- Si l’accord est correct, cliquez sur Accepter l’accord (ou Accepter la version 2 et ainsi de suite dès qu’il existe plusieurs versions). Saisissez votre nom complet et votre fonction, cochez Je suis autorisé à accepter cet accord pour votre entreprise et confirmez. L’acceptation est définitive ; l’autre partie est prévenue immédiatement et les deux parties conservent le PDF accepté.
- Si quelque chose doit changer, cliquez sur Demander des modifications et décrivez quoi. L’autre partie peut vous envoyer une nouvelle version, qui montre les modifications par rapport à la précédente : le texte ajouté est souligné, le texte supprimé est barré. Vous pouvez ensuite toujours accepter ou refuser.
- Si vous n’êtes pas du tout d’accord, cliquez sur Refuser et donnez une courte raison, pour que l’autre partie sache quoi modifier. Utilisez Envoyer un message pour une question sans décision.
- Si vous travaillez pour un client qui n’envoie jamais de demande, cliquez sur Enregistrer une activité de traitement et décrivez vous-même les données que vous traitez pour son compte.
- Vous pouvez réorganiser les cartes par glisser-déposer et ajouter des notes, comme dans les autres dossiers.
Étape suivante
Quand chaque carte affiche Demande acceptée, cet écran est terminé. Le déroulement complet est expliqué dans Accords de partage de données dans GDPRWise : envoyer, négocier, accepter. Les données que vous partagez vous-même avec d’autres se trouvent sur Processus que nous partageons avec d’autres. Les accords acceptés sont rassemblés dans l’onglet Accords de traitement sous Documents RGPD. Pour relire à tête reposée la différence entre sous-traitant et responsable du traitement, consultez Votre dossier tiers : avec qui les données sont-elles partagées ?.
Regardez la vidéo
La vidéo du dossier tiers montre comment les deux sens du dossier s’articulent. Elle est disponible en anglais : regarder la vidéo du dossier tiers.