Ce que vous voyez ici
Sous Mon entreprise, vous trouvez la section Détails. L’écran s’appelle Données de l’entreprise et affiche un formulaire avec l’identité de votre entreprise : Nom de l’entreprise, Numéro d’enregistrement, Code postal, Localité, Adresse, Boîte mail privacy, URL de la politique de confidentialité et Secteur.
Le formulaire est verrouillé par défaut. Vous voyez l’avis « Ces données sont verrouillées », qui explique que cela évite les modifications accidentelles. Ces données comptent : elles sont reprises telles quelles dans vos politiques de confidentialité et votre registre des traitements. Une erreur ici se retrouve donc dans votre documentation légalement obligatoire.
Plus bas sur la page se trouvent quelques sections que vous laissez généralement tranquilles : Géré par (si vous travaillez via un revendeur), Accès API partenaire pour les intégrations, et tout en bas Supprimer le compte entreprise.
Ce qu’on attend de vous
- Déverrouillez et vérifiez. Cliquez sur Déverrouiller les données pour ouvrir le formulaire. Passez chaque champ en revue. Les modifications sont enregistrées automatiquement. S’il manque un champ obligatoire, vous voyez « Vos modifications ne peuvent pas encore être enregistrées » avec la liste des champs à compléter.
- Créez une boîte mail privacy. Nous recommandons une adresse distincte, par exemple privacy@monentreprise.be. Les demandes liées au RGPD ont ainsi leur propre canal et rien ne se perd dans le flot quotidien d’e-mails de votre boîte habituelle. Cette adresse est citée dans votre politique de confidentialité.
- Indiquez l’URL de votre politique de confidentialité. Dès que votre politique est en ligne, collez le lien ici. GDPRWise l’utilise sur l’écran Documents RGPD pour vérifier si la version publiée est encore à jour.
- Ne changez le secteur que s’il est incorrect. Via Modifier le secteur, vous choisissez un autre secteur. Sachez que cela a un impact sur votre documentation : certains aspects propres au secteur sont intégrés dans vos documents et dans les processus suggérés. Vous ne trouvez pas votre secteur ? Lisez que faire si votre secteur n’est pas dans la liste.
- Régénérez vos documents. Après une modification, vous recevez l’avis « Données modifiées. Vous devez régénérer tous les documents pour appliquer ces modifications. » avec le bouton Aller aux Documents RGPD. Faites-le tout de suite, sinon votre ancienne adresse ou votre ancien nom reste dans la version publiée.
Vous avez terminé quand tous les champs obligatoires sont remplis, que l’avertissement de données incomplètes a disparu et que vos documents ont été régénérés.
Étape suivante
Vous voulez donner accès à des collègues ? Cela se règle sur l’écran Administrateurs, voyez gérer votre équipe et les rôles. Si votre politique de confidentialité n’est pas encore en ligne, lisez comment publier votre politique de confidentialité.
Regardez la vidéo
La vidéo Mon entreprise montre en un peu plus d’une minute comment déverrouiller et modifier les données. Elle est disponible en anglais : regardez la vidéo My Company.